Las fórmulas son una forma útil de compilar datos y reunir información, pero estás pueden ser tediosas de manejar.
Hoy en día, las empresas gestionan cantidades de datos más grandes que nunca. Se está confiando en los datos para responder a preguntas críticas sobre la salud, la seguridad y el rendimiento de los negocios. Ser capaz de descubrir ideas a partir de los datos y tomar rápidamente medidas sobre esa información nunca ha sido más importante.
El uso de fórmulas en las hojas es una de las formas en las que se puede recopilar información procesable a partir de tus datos. Pero aunque las fórmulas son útiles, pueden ser difíciles de manejar.
Es probable que todos hayamos experimentado las frustraciones de trabajar con fórmulas en algún momento: un pequeño error conduce a resultados incorrectos, alguien edita o elimina accidentalmente su fórmula, o una nueva fila se añade al azar en tu hoja y cambia la fórmula de cada fila.
Por suerte, Smartsheet hace que la gestión de tus fórmulas sea más fácil que nunca.
Presentación de las fórmulas de columna
Los propietarios y administradores de hojas con licencia pueden introducir su fórmula una vez en una celda y convertirla rápidamente en una fórmula a nivel de columna, que aplica uniformemente la fórmula a todas las celdas de la columna.
Trabajar a nivel de columna, en lugar de hacerlo en cada celda individual, te ayudará a mejorar tus soluciones de Smartsheet, y a aprovechar tiempo valioso a lo largo de tu día de trabajo.
Las fórmulas de columna añaden tres beneficios clave a tu experiencia en la hoja:
1) Elimina las soluciones manuales
Las fórmulas son extremadamente frágiles para trabajar, especialmente cuando se trata con grandes cantidades de datos o se tiene múltiples colaboradores.
Las fórmulas de columna ayudan a reducir la necesidad de soluciones manuales y repetitivas, porque solamente los propietarios y administradores de hojas con licencia podrán crear y editar fórmulas a nivel de columna. Todos los demás usuarios, contarán con la opción de solo lectura, lo que impedirá la eliminación o edición accidental de cualquier fórmula.
Se trabajará con más confianza sabiendo que tus fórmulas no han sido modificadas y que los resultados se obtienen como tú quieres, sin necesidad de realizar tantas comprobaciones manuales.
2) Ahorra tiempo valioso
Anteriormente, cuando trabajabas con fórmulas en Smartsheet, probablemente dependías de arrastrar tu fórmula por cada fila de tu hoja, o de copiar y pegar la fórmula de una fila a otra.
Esto es especialmente lento cuanto trabajas con conjuntos de datos masivos en hojas grandes. Si has utilizado formularios de Smartsheet para capturar datos en una hoja, sabrás que las filas se añaden a la parte superior o inferior de las hojas, lo que añade más tiempo de comprobación para asegurarse de que la fórmula persiste en esas filas añadidas.
El uso de fórmulas a nivel de columna te ahorrará el tiempo que emplearías en los flujos de trabajo de fórmulas manuales.
Puedes aplicar tus fórmulas a cada fila de una columna con solo unos pocos clics. Mientras tu fórmula de columna esté configurada, no importa dónde se añadan las filas en tu hoja, ya sea a través de formularios, copiando y pegando, o moviendo filas de una hoja a otra, la fórmula de columna se aplicará automáticamente a cada fila que se añada en una columna.
Ahora podrás aprovechar el tiempo durante tu jornada laboral para centrarte en lo que más importa.
3) Resultados más confiables en tus hojas
Saber que tu hoja está libre de errores a nivel de celda u otros percances de la fórmula te da más confianza en tus datos. Esto significa que tú y tu equipo podrán tomar medidas sobre los datos críticos de manera eficaz.
El uso de flujos de trabajo automatizados en Smartsheet elimina las tareas manuales y repetitivas que te quitan tiempo a lo largo del día. Todo esto con solo configurar una regla.
Otra gran manera de organizar visualmente los datos en tus hojas es utilizar el formato condicional, que también se puede aplicar al tipo de columna subyacente y a los resultados de la fórmula de la columna. Esto ayudará a tus equipos a ver rápidamente los elementos realizados, en riesgo o por encima del presupuesto, por ejemplo.
Si quieres obtener ayuda para empezar a utilizar las fórmulas de columna, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.