Como sabemos, Smartsheet se destaca por su gran versatilidad, permitiéndonos aprovecharla en diversos casos de uso, áreas y equipos de trabajo. Entre los casos más comunes en los que se utiliza la plataforma podemos encontrar el control de clientes, contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas, y muchos más, pero el más popular, sin duda alguna, es la gestión de proyectos.
La correcta gestión de proyectos es fundamental tanto al inicio como durante su desarrollo en una empresa, ya que de ello depende en gran medida el éxito del proyecto, el cumplimiento de los objetivos y su finalización en tiempo y forma
Por esta razón, contar con una plataforma completa, accesible y sencilla como Smartsheet nos permite conducir el proyecto de manera eficiente, transparente y colaborativa. Para ayudarte a tener un control de las facetas más importantes de tus proyectos y comenzar de forma más rápida y organizada, en este artículo te compartimos 5 hojas clave que no pueden faltar en tu gestión de proyectos a través de Smartsheet.
1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt
La primera hoja que no puede faltar en tu carpeta de proyecto es una hoja de planificación con el cronograma de actividades y la vista de Gantt. El objetivo principal de esta hoja es hacer un seguimiento detallado de la ejecución de las actividades para asegurar que se cumplan en tiempo y forma.
Cada plan de trabajo puede tener elementos adicionales y opcionales, dependiendo de la empresa o el proyecto, pero hay ciertas características que debe tener una hoja de Smartsheet para ser considerada una hoja de proyecto:
Etapas, actividades e hitos.
Columnas de fechas de inicio y fin, % de avance, duración.
Línea base del proyecto.
Vista de Gantt.
Dependencias y relaciones entre tareas.
Ruta crítica.
Persona responsable y su % de asignación de tareas.
Tener un plan de trabajo en Smartsheet te permitirá visualizar la información de manera clara y colaborar eficientemente con tu equipo gracias a las automatizaciones que ofrece.
2. Control de issues
En la gestión de proyectos, se utiliza el término "incidente" (o "issue" en inglés) para referirse a cualquier problema, error, mejora o pregunta que pueda surgir durante la ejecución de manera imprevista.
En la gestión de incidentes, el desafío principal es resolver los problemas de manera rápida y con el menor impacto posible en el proyecto. La gestión de issues mediante una hoja de Smartsheet resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas que surgen durante la vida del proyecto. Por ejemplo, a través de formularios se puede capturar detalladamente cada incidencia.
Además, la consolidación de toda la información acerca de los problemas en un solo lugar permite al equipo acceder al estado y los detalles de los incidentes en cualquier momento. Los flujos de automatización y los informes son herramientas valiosas para evaluar los problemas y su impacto potencial, lo que ayuda a elaborar un plan de resolución adecuado.
3. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos es un proceso altamente complejo y exigente dentro de la administración de proyectos. Sin embargo, es crucial prestar atención a este aspecto, ya que los riesgos, especialmente aquellos no identificados o mal gestionados, son una de las principales causas de fracaso en los proyectos.
Mantener una hoja actualizada de gestión de riesgos es crucial para monitorear el estado de un proyecto. Es recomendable analizar el impacto de los riesgos, identificar planes para contingencias y revisar la ejecución de las respuestas. Con Smartsheet, puedes configurar formularios para registrar riesgos, definir flujos de notificaciones, generar reportes y una matriz de riesgos automatizada utilizando fórmulas.
4. Control de cambios
Es fundamental contar con un alcance claro y definido antes de iniciar la ejecución del proyecto. Sin embargo, incluso con una sólida planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución, lo que puede ocasionar desviaciones, retrasos en las fechas límite, aumentos en los costos y dificultades en la gestión de recursos.
Por estas razón, es muy importante tener un proceso de solicitudes y control de cambios bien definido y ordenado. Para lograrlo, se puede utilizar una hoja de Smartsheet para registrar los cambios y su impacto en costos y tiempos, configurar flujos de aprobación interno y externo con el cliente, y asignar tareas y responsabilidades de manera prioritaria.
5. Minutas de reunión
En muchas ocasiones, la información en una empresa suele estar dispersa y desactualizada, lo que tiene un impacto negativo en la gestión de proyectos. Es fundamental incluir en tu carpeta la hoja de minutas de reunión, donde se registren los acuerdos y compromisos detallados. Esta hoja tiene como objetivo centralizar todos los puntos clave discutidos durante las reuniones de equipo.
En esta hoja puedes estar anotando todas las minutas de las juntas dedicadas a tu proyecto, incluso puedes publicar esta hoja a los contactos del cliente o configurar unos flujos de notificación o solicitud de actualización para ellos. Genera un reporte de acuerdos pendientes y empieza cada nueva reunión con la revisión del reporte de temas no solucionados, que siempre esté a la mano.
+Tablero del proyecto
Una de las funcionalidades más valiosas de Smartsheet son los tableros.
Un tablero de control de proyecto te brinda acceso rápido y visual a la información más relevante. Al igual que con las hojas de cuadrícula, puedes personalizar la información que deseas visualizar, cómo el estado del proyecto, fechas de inicio y fin, riesgos identificados, responsables, entre otros. Puedes definir parámetros, gráficos e informes necesarios para incluir en el panel. La información en tu tablero se actualizará en tiempo real, lo que te permite tomar acción o presentar avances con datos siempre actualizados.
Ahora que ya conoces las 5 hojas que no pueden faltar en tu gestión de proyectos en Smartsheet, atrévete a configurarlas, y haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos o colaborar con tu equipo de trabajo.
En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.