"Siempre se llevará más tiempo del que esperas, aun cuando estés tomando en cuenta la Ley de Hofstadter."
Establecer compromisos de entrega equivocados para un proyecto es una receta para el desastre. Es sorprendente la cantidad de personas que tratan de estimar la fecha de terminación de un proyecto sin tomar en cuenta todos los elementos que pueden impactarla.
Pero, ¿qué podemos hacer para evitarlo?
Empecemos partiendo el proyecto en sus componentes y entregables (piensen en un WBS), posteriormente hay que definir las actividades necesarias para construir dichos entregables y componentes, al mismo tiempo que el orden en que se tendrán que ejecutar.
Después, tendremos que hacer lo que llamaremos lo "más complicado".
No hay nada más difícil que estimar cuánto van a durar las actividades involucradas en la ejecución de un proyecto y para esto tendremos que responder a la pregunta ¿qué es lo que ha retrasado nuestros proyectos en el pasado?:
Fuimos demasiado optimistas estableciendo duraciones.
Las actividades que duraban un día duraron más.
Definimos duraciones sin tomar en cuenta al experto que las va a ejecutar.
Se nos olvidaron algunas actividades.
A continuación, veremos algunas recomendaciones para evitar que esto vuelva a suceder:
Las experiencias pasadas son nuestra primera red de seguridad; documentar las lecciones aprendidas es clave para ser cada vez más precisos estableciendo duraciones (planeadas vs reales). Si una actividad que normalmente planeamos ejecutar en 10 días y realmente dura 15, para la próxima vez se tendrá que planear en 15.
Evitemos las actividades que duran un día; por alguna razón las que están relacionadas a algún tipo de aprobación les asignamos un día de duración cuando normalmente se tardan más que esto.
Hagamos un cálculo sencillo: si en un proyecto de seis meses tenemos 15 aprobaciones necesarias para continuar avanzando, y en lugar de un día se llevan dos, el proyecto se retrasará tres semanas.
No olvidemos las actividades involucradas en firmas de documentos, permisos, normatividad, compras, pruebas de calidad, etc., es muy probable que varias de ellas deban formar parte de la ruta crítica del proyecto.
Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie:
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