Todos los días, los usuarios de Smartsheet crean métodos y procesos para la ejecución de su trabajo y la automatización de su empresa. Sin embargo, a veces es necesario hacer que la colaboración entre miembros del equipo, y con otras áreas en general, sea aún más eficiente. De esta forma se puede brindar información cuidando no compartir datos sensibles a personal que no le corresponde saber ese tipo de información.
Es por eso que Smartsheet cuenta, en su licenciamiento de tipo Enterprise, con una herramienta que va a solucionar el problema desde su concepción: WorkApps.
Pero, ¿qué es WorkApps?
Es una plataforma - sin necesidad de programar con código - que agiliza el trabajo y simplifica la colaboración con aplicaciones de fácil navegación generadas directamente a partir de hojas, formularios, páneles, informes y contenido externo, como tableros de Tableau o Google Docs.
Ya sea que estés en tu computadora, en una tableta o en el celular, con WorkApps tienes acceso a la información necesaria en el momento que necesites. Y a través de un sistema de roles, podrás decidir qué información requiere cada uno de los equipos, por ejemplo, hojas e informes correspondientes a su área específica.
Es importante mencionar que, uno de los beneficios más grandes, es que cuentas con acceso a los elementos de Smartsheet sin la necesidad de tenerlos compartidos en los espacios de trabajo. Mientras tengas dicho elemento en el WorkApps, podrás editar, visualizar y comentar si se tienen los permisos necesarios.
¿Cómo se vería esto en acción?
Imagina que gestionas una empresa que se dedica a vender computadoras y accesorios para empresas. Diferentes áreas están involucradas, desde la gestión de ventas a clientes hasta la entrega de los productos en las oficinas del cliente, y cada una de estas áreas tienen sus propias hojas con formularios, además de sus informes y tableros.
Un punto de dolor común que se desea resolver para la gestión de la organización es ofrecer un lugar al que se pueda acudir para enviar entradas de formularios y realizar el seguimiento de cualquier tipo de solicitud.
Con WorkApps podrás solucionarlo, obtén una aplicación para la organización que concentra toda la información pertinente, desde las solicitudes de las órdenes de compra, hasta la sección de logística que nos ayudará al seguimiento del envío. Esto a la par de mejorar y acelerar la experiencia de incorporación a nuevos colaboradores de la empresa, ya que no tendrán que ser expertos en Smartsheet para comenzar.
En WorkApps el proceso de creación de tu propia aplicación es muy sencillo: puedes utilizar una de las aplicaciones precargadas de Smartsheet (control de proyectos, administración de reuniones y gestión de tickets de TI) o empezar desde cero:
1. Lo primero que tienes que hacer es seleccionar las páginas que pertenecerán a la aplicación. Estas pueden ser hojas, informes, tableros y formularios de Smartsheet, así como contenido web externo. Recuerda, que el objetivo principal es consolidar todo lo necesario en un solo lugar, a pesar de que los elementos puedan estar ubicados en diferentes espacios de trabajo.
2. Dentro de WorkApps tienes la posibilidad de poner algún tipo de vista (cuadrícula, Gantt o tarjeta) como predeterminada para cada una de tus hojas, así como un filtro predeterminado, el cual se te mostrará al iniciar el WorkApps.
3. También es posible configurar diferentes roles, que puedes categorizar por áreas o equipos de trabajo.
De igual manera, podrás otorgar diversos permisos a los elementos de Smartsheet, como lo son Oculto, para que no puedan ver la información contenida en ese elemento; Visor, para revisar la información sin la opción de editar; y por último Editor, que da la opción de visualizar y editar dicho elemento.
Y ¡listo!, ya por último, personaliza tu aplicación con un logo adecuado y un esquema de colores, para publicar tu WorkApps. Automáticamente, todos los usuarios que estén compartidos en las diferentes áreas recibirán acceso a la información, dependiendo de la configuración realizada.
Aquí te compartimos los beneficios clave que obtienes con el uso de esta aplicación:
Crea un número ilimitado de aplicaciones dedicadas con todo lo que necesitan tus colaboradores para sus actividades, adaptadas a su rol y función.
Obtén toda la información necesaria, ya sea, elementos ubicados en diferentes espacios de trabajo o dentro de un mismo espacio, así como contenido externo a Smartsheet.
Brinda acceso a través de WorkApps sin compartir hojas fuente de información. Los colaboradores incluso podrán visualizar y editar los datos de un informe, sin tener acceso a la hoja base.
Comparte tus aplicaciones con usuarios con licencias de Smartsheet de cualquier plan.
WorkApps, crea rápidamente soluciones que mejoran la manera de trabajar y colaborar. Aporta claridad a la forma de organizar tus proyectos y procesos clave de tu negocio. Desde el punto de vista de la seguridad, crear en WorkApps es tan seguro como utilizar Smartsheet.
Si quieres conocer más acerca de Work Apps, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.