Antes de comenzar a crear un dashboard, hay tres factores que debes determinar. Su propósito: ¿Este dashboard es para un solo proyecto, múltiples proyectos o es un portal de información general? Su audiencia: ¿Estás creando un dashboard para tí, para tu equipo, para gerencia media o para un ejecutivo de nivel C? Sus datos: ¿Qué datos e información serán más útiles para tu audiencia? Los dashboard o tableros, son herramientas poderosas para visualizar el trabajo en toda tu empresa pero solo pueden extraer datos que ya existen en sus hojas e informes. Asegúrate de que estén llenos de información precisa. La información en tu dashboard se obtiene de una de las siguientes fuentes: Datos en una hoja: consolida rápidamente los totales y promedios de los datos en tus hojas. Para cualquier dato que desees incluir en un dashboard, primero deberás generar el cálculo en la hoja misma. Informes: puedes extraer un informe completo de Smartsheet en un tablero. La creación de un informe te permite mostrar un determinado conjunto de filas y/o un conjunto específico de columnas, consolidando la información en varias hojas en una sola vista. Vínculos: puede ser extremadamente eficiente utilizar portales como centros de información para vincular todos los documentos relevantes sobre un tema. Los enlaces pueden dirigirse a hojas importantes de Smartsheet, páginas web externas, archivos y más. Determina cuáles de estos tipos de datos ya tienes y cuáles aún necesitas crear. Una vez que sepas lo que deseas que contenga tu panel o portal, es hora de comenzar a construir. Recuerda: no puedes hacer ningún cálculo en un dashboard en sí. Los cálculos deben completarse en tus hojas utilizando funciones de jerarquía o secciones de resumen con fórmulas a nivel de hoja. A continuación configura tus informes. Los informes extraen datos de tus hojas y los dashboards extraen datos de tus informes, así que asegúrate de recopilar solo los datos que deseas mostrar. Creación de tu dashboard Una vez que hayas realizado los preparativos, es hora de comenzar a crear tu dashboard o tablero. Crea un panel como lo haría con una hoja o un informe. Haz clic en “Crear nuevo” o da click en el botón derecho en una carpeta o espacio de trabajo y selecciona “Tablero/Portal” en el menú desplegable. Determina qué tipos de widgets necesitarás. Recomendamos usar varios tipos de widgets diferentes en tu dashboard para mostrar todos los datos que necesitas en un diseño cohesivo. Cuando hayas terminado de planificar, comienza a crear tus widgets. Es importante no estar demasiado preocupado por cómo están organizados todavía. Asegúrate de que se vinculen correctamente a los datos que deseas antes de hacer cualquier otra cosa. Después de crear tus widgets y llenar tu dashboard, es hora de organizarse. Mueve, cambia el tamaño y edita tus widgets según sea necesario. Recuerda, tus tableros pueden tener aproximadamente seis widgets de ancho, pero ser infinitamente largos. Tips: No te preocupes por hacer que tu dashboard se vea "bonito" cuando comiences por primera vez. Primero conecta tus datos a tus widgets y luego concéntrate en organizar esa información. El poder de los dashboards/tableros está en su naturaleza visual de un vistazo. Deja que los datos que aparecen en la superficie hablen por sí mismos. Utiliza widgets de texto enriquecido como marcadores de posición para probar el tamaño y la organización. Plantea los planes en papel antes de empezar. Toma capturas de pantalla del diseño de tu tablero antes de realizar cambios. Si no te gusta tu nuevo diseño, tienes un registro del anterior. Compartiendo tu dashboard con las partes interesadas. Una vez que tu dashboard esté construido y muestre todos los datos que necesitas, es hora de pasarlo a los demás. Para hacerlo, usa la pestaña para compartir en la parte inferior de una página completa. El poder de los dashboards está en su flexibilidad, incluso después de haberlos construido. Más de una persona puede trabajar en un tablero al mismo tiempo. Eso es útil para los gerentes de proyecto y sus equipos que construyen uno de manera colectiva. Hay dos niveles de uso compartido en los paneles: administradores y espectadores. El administrador puede agregar, eliminar y editar widgets y el diseño del tablero. Los espectadores, pueden ver todo el contenido en un dashboard, pero no pueden editarlo ni compartirlo con nadie más. Sin embargo, a diferencia de los informes, los espectadores no requieren acceso a las hojas para ver su información en los tableros, lo que garantiza una manera fácil de resaltar los datos críticos de las hojas y los informes para su audiencia sin mostrarles todo lo que hay detrás. Si tú y tu equipo ya cuentan con un dashboard que funciona adecuadamente, puedes crear una plantilla a partir del mismo y usarla en otros lugares. Copia un tablero seleccionando y guárdalo como nuevo para crear una nueva plantilla que tu o tus compañeros de trabajo y clientes puedan reutilizar. También, puedes editar todos los widgets para extraerlos de nuevos informes y hojas. Los enlaces del panel se actualizarán automáticamente cuando alguien duplique un espacio de trabajo. Tips: Haz que los empleados se acostumbren a agregar filas de encabezado a sus hojas si planean acumular la información debajo de ellas. Tómate el tiempo para brindar capacitación a los empleados que trabajan en las hojas de las que se extraerán sus dashboards. Puedes arrastrar un tablero entre carpetas y espacios de trabajo para compartirlo con un grupo de personas. Con estas prácticas recomendadas, esperamos que descubras que los dashboards son una herramienta tan versátil y útil como nosotros. Si quieres aprender más sobre tableros, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Encontrar y retener a los mejores talentos ha sido una preocupación para las empresas durante bastante tiempo. Mantener ese talento comprometido en el trabajo resulta igualmente desafiante y no hacerlo es costoso. Puede haber una respuesta a esta pérdida de productividad en el uso de automatizaciones para liberar tiempo de los empleados para que se concentren en un trabajo más significativo y crítico para el negocio. Una forma de mejorar el compromiso de nuestros colaboradores es brindar oportunidades significativas para un trabajo significativo. Los empleadores pueden abordar este desafío capacitando a los empleados con herramientas para automatizar tareas manuales repetitivas y liberar tiempo para trabajos de mayor valor. Hoy en día existen plataformas como Smartsheet, que aumentan la productividad de los empleados y ayudan a que estos puedan administrar mejor sus tiempos. Sus funcionalidades son bastas, fáciles de accionar y útiles en cualquier área. Te enlistamos tres funcionalidades que mejorarán el desempeño de tus colaboradores: Generación de recordatorios Cuando configuras un flujo de trabajo automatizado único, puedes enviarle a tu equipo tantos recordatorios como sean necesarios. Por ejemplo, en pocos pasos, puedes configurar recordatorios diarios para cualquier tarea cuando se acerca la fecha de entrega. Envía solicitudes automatizadas Crea solicitudes de actualización automatizadas para que Smartsheet recoja la información por ti y deja de perder tiempo mandando correos y organizando reuniones con tus colaboradores. Genera solicitudes de aprobación Las aprobaciones son un componente esencial para avanzar en el trabajo de equipo, pero este proceso suele sufrir retrasos no previstos. Los flujos de trabajo automatizados te ayudan a simplificar las solicitudes y lo que viene después de ser aprobadas. Ahora, te presentamos los pasos para generar un flujo de trabajo en Smartsheet: En la parte superior izquierda de la hoja, selecciona Automatización > Crear flujos de trabajo desde la plantilla. Selecciona una plantilla de flujo de trabajo de la galería y luego selecciona Usar plantilla. Para este ejemplo, selecciona Recordar a alguien en una fecha específica. El bloque del desencadenador define cuando se ejecuta el flujo de trabajo. Puedes enviar recordatorios en un programa, como todos los viernes, o en base a una fecha en tu hoja, como tres días antes de la fecha de vencimiento. También puedes cambiar el desencadenador para responder a los cambios en tu hoja, como cuando se agrega o modifica una fila. Define quién debe recibir el recordatorio en bloque para alertar a alguien. Si lo deseas, puedes personalizar el asunto y cuerpo del mensaje, incluso agregar campos al mensaje con marcadores {{field name}} o seleccionando las columnas para mostrarse al final del mensaje. La mayoría de los flujos de trabajo sólo necesitan un desencadenador y una acción, pero puedes agregar una condición para perfeccionar tus recordatorios. Por ejemplo, puedes definir una condición de solo enviar recordatorios para tareas que aún no se hayan completado. También puedes agregar acciones adicionales al flujo de trabajo, como grabar una fecha en una columna de fecha para mostrar cuándo se ha enviado la alerta. Selecciona Guardar en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y listo, ahora tienes un flujo de trabajo que recuerda automáticamente a las personas cuando vencen los elementos. Automatizar actividades resulta ser de mucha ayuda para los empleados que suelen tener tareas aburridas y repetitivas. Esto facilitará su organización, mejorará sus tiempos y les ayudará a salir de la rutina. Si quieres aprender más sobre cómo Smartsheet y sus múltiples funcionalidades automatizadas pueden ayudarte, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. Vector de robot industrial creado por vectorjuice - www.freepik.es

Los líderes empresariales necesitan aumentar la productividad de sus empleados y empoderarlos con la información que necesitan para ejecutar sus tareas. También necesitan una herramienta para ver cómo progresa el trabajo diario y así mantener a sus equipos por el buen camino. Al mismo tiempo, deben asegurarse de que la información de alto nivel se comunique con precisión y prontitud al grupo ejecutivo de la empresa para que puedan tomar decisiones críticas rápidamente para hacer avanzar el negocio. Con estos desafíos en mente, a continuación analizamos las tres capas de visibilidad que las organizaciones necesitan para tomar mejores decisiones, ejecutar rápidamente nuevas iniciativas y, en última instancia, prosperar en el competitivo mercado actual. Street View: dónde ocurre el trabajo táctico Los colaboradores individuales necesitan una visión clara de dónde están y hacia dónde se dirigen. También necesitan un alto nivel de detalle para ejecutar sus proyectos, cerrar un trato o hacer avanzar un proceso. Esto podría incluir hojas de trabajo personales, listas de tareas, notas de cuenta y otras formas de realizar un seguimiento del trabajo individual. Al mismo tiempo, la naturaleza colaborativa del trabajo requiere que los colaboradores y gerentes individuales tengan acceso y puedan trabajar con planes de proyecto para que puedan ver de qué son responsables y completar su trabajo de manera oportuna. En Smartsheet, esto toma la forma de hojas, que son lo suficientemente flexibles como para permitir diferentes estilos de trabajo y necesidades de ejecución mientras recopilan información en un lugar al que pueden acceder varias personas. Vista de helicóptero: dónde ocurre el impacto del equipo Los líderes también deben tener visibilidad para realizar un seguimiento del progreso del trabajo. Si bien cada uno de los colaboradores individuales tiene sus propias tareas pendientes, notas de cuenta, listas de tareas, etc., todo personalizado y con un formato ligeramente diferente, los gerentes necesitan una forma de ver si su equipo en su conjunto va por buen camino. Con Smartsheet, cuando los colaboradores individuales tienen sus planes propios en hojas, los gerentes pueden obtener información rápidamente de varias hojas en un informe, dónde pueden ver la información específica que desean ver en un solo lugar. Los gerentes pueden usar esto para realizar un seguimiento del trabajo, realizar reuniones de estado más eficientes o compartir una vista detallada de en qué están trabajando sus equipos con su supervisor. Vista de satélite: dónde se toman las decisiones importantes Los líderes empresariales no quieren decirle a sus equipos cómo hacer el trabajo que tienen que hacer, pero sí necesitan información sobre las prioridades de los equipos, cómo alinean eso con los objetivos comerciales y si todo está marchando de manera correcta. También, se hacen preguntas como: ¿Cómo se ve el gasto del presupuesto en comparación con el real? ¿Están los horarios en orden? ¿La empresa alcanzará hitos y objetivos clave? Un panel desplegable o un conjunto de paneles pueden mostrar a los líderes empresariales cómo avanza el trabajo y cómo el trabajo que se ejecuta se ajusta a su estrategia. En Smartsheet, las métricas y los informes se introducen en los tableros en tiempo real para que los ejecutivos puedan ver si el trabajo avanza según lo planeado o si algo no está bien encaminado y así tomar decisiones en consecuencia. ¿Tienes la visibilidad necesaria para tener éxito? No importa cuál sea tu función en tu organización, necesitas acceso a la información en tiempo real relevante para tu trabajo. Sin la visión correcta de lo que está sucediendo en su negocio, es difícil impulsar su empresa para mejorar constantemente. Los tableros son una excelente manera para que los gerentes de proyectos, los gerentes de personas y los líderes empresariales de todos los niveles se mantengan al tanto de lo que sucede en sus negocios, para que puedan tomar las mejores decisiones para sus organizaciones. Para obtener más información sobre lo que los tableros de Smartsheet pueden hacer por su negocio, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Establecer una estructura de trabajo eficiente en un mundo que aún se está adaptando a los efectos de la pandemia no es tarea fácil. Para los empleados, el trabajo híbrido ofrece beneficios destacados, como un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y más espacio para la creatividad. El modelo híbrido permite a los empleados conservar la flexibilidad que han experimentado al trabajar desde casa y aún así tener el tipo de contacto en la oficina con colegas que fortalecen los equipos. Sin embargo, adaptarse al trabajo remoto, y luego al trabajo híbrido, ha significado que la colaboración entre los equipos ha disminuido. Dado que la colaboración juega un papel tan integral en hacer que el trabajo híbrido funcione, debe haber un enfoque en garantizar que los equipos tengan amplios recursos tecnológicos necesarios para hacer esto junto con mejores estrategias. La colaboración con otras personas puede hacer que un proyecto se mueva a la velocidad de la luz o se vuelva lento. Solo depende de qué tan bien se comprenda la forma en que trabajan otros compañeros de trabajo y cuál es la mejor manera de complementar sus habilidades con las tuyas. Todos queremos que nuestro tiempo de trabajo sea productivo y significativo. La mayoría de nosotros tenemos días en los que parece que podemos hacer cualquier cosa, y días en los que parece que no podemos empezar y estamos esperando que llegue la inspiración por obra divina. Para esto, aquí hay algunos consejos rápidos para incrementar la productividad y colaboración dentro del trabajo híbrido. Crea un equipo cooperativo Por mucho que intentemos equilibrar nuestras habilidades internamente, no hay sustituto para un equipo completo. Las personas que piensan y trabajan diferente a ti pueden encontrar y fortalecer tus puntos débiles. Equilibra el tiempo de supervisión con controles regulares Algunas personas prosperan con comentarios constantes. Algunos prefieren trabajar de forma independiente y volver a reunirse para compartir sus resultados. Puede ser difícil para cada uno de estos estilos de trabajo entender al otro, pero es crucial lograr un buen equilibrio. Sé consciente de tus puntos ciegos Cada estilo de trabajo viene con sus propias fortalezas y debilidades. Las personas que miran el panorama general pueden pasar por alto los detalles, mientras que las personas impulsadas por las emociones pueden pasar por alto el lado lógico. Es importante saber dónde podrían estar las brechas en su conjunto de habilidades y trabajar para contrarrestarlas. Sé productivo solo y con el equipo. Trabajar con un equipo puede ser un desafío. Esto consiste en comprender las formas en que las personas trabajan y cómo su estilo puede complementar el tuyo. Con una comunicación inteligente y un equipo diverso, la productividad y la colaboración no son opuestos: son partes entrelazadas que hacen que todo el proyecto funcione. Medir la productividad es esencial. Es importante medir con precisión la productividad de tu equipo remoto porque es más difícil detectar problemas potenciales cuando no ves a tu equipo cara a cara. Aquí hay algunas métricas para medir la productividad que te pueden interesar. El porcentaje de tareas terminadas a tiempo El número de tareas terminadas Las valoraciones de la calidad del trabajo realizado Las valoraciones de los clientes Los niveles de actividad en las horas de trabajo La disponibilidad en las horas de trabajo Solicitar retroalimentación activamente Dejar espacio para que las personas brinden su opinión es un buen primer paso. Pero más allá de permitir comentarios pasivamente, es importante comunicarse de manera proactiva con aquellos que no siempre pueden hablar. En la era del trabajo remoto e híbrido, es más importante que nunca mantener abiertas las líneas de comunicación para impulsar una colaboración fructífera. Si bien la comunicación y la colaboración son importantes para el éxito de un proyecto, las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a establecer y reforzar los límites que fomentan la colaboración y productividad. Para optimizar el potencial del trabajo híbrido, las soluciones deben incluir un software adecuado para que los empleados que trabajan desde varias ubicaciones tengan acceso a un sistema centralizado, una comunicación fluida y control de recursos. Claramente, hay una gran cantidad de necesidades que las empresas deben comprender y responder antes de crear una solución que funcione. Pero no se debe subestimar la necesidad de lograr un trabajo híbrido correcto, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para invertir en herramientas y estrategias ahora para prepararse para un futuro exitoso. En Orkesta, creemos en el poder de la tecnología para impulsar a las empresas en su proceso de adopción del trabajo híbrido. Esto tomando en cuenta prioridades como el bienestar físico, mental, emocional y la flexibilidad sin perder de vista los objetivos de negocio para que les permita desarrollar su potencial al máximo. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tu desempeño laboral en el modelo híbrido o conocer herramientas que te ayuden, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

¿Alguna vez has sentido que comienzas cada día con un plan para hacer tantas actividades, pero pronto te distraes, te concentras en tareas de baja prioridad y simplemente postergas las cosas? Dado el ritmo de vida actual y los niveles de competitividad existentes, los profesionales están constantemente sometidos a presiones, sobre todo por las metas laborales que deben alcanzar para cumplir tanto sus propias expectativas como las de la empresa. En estas circunstancias, no sorprende que la frustración y la baja productividad en el ámbito laboral sea una problemática cada vez más común. En este artículo vamos a conocer cuáles son los asesinos de nuestra productividad laboral y cómo hacerles frente con ayuda de Smartsheet. 1. Búsqueda y consolidación de la información. Una gran parte del día típico de trabajo se dedica a la búsqueda de la información, ya sea de un dato preciso, un archivo necesario o detalles de un mensaje recibido hace días y sepultado en la bandeja de entrada. Y hay que admitir, no todas los intentos terminan con éxito, ¿cuántas veces hemos tenido que hablar de más con alguien o dedicarle tiempo que no tenemos a esa tarea? Tener una fuente única de datos en la nube se vuelve primordial, permitiendo que el personal de diferentes departamentos, sitios e incluso trabajadores remotos tengan acceso a la misma información. Esto ayuda a conservar la integridad de los datos y minimizar los errores porque todos los empleados pueden consultar y actualizar la información desde cualquier lugar sin importar dónde se encuentren. Smartsheet, siendo una plataforma de ejecución de trabajo centralizada brinda a los equipos los espacios colaborativos, donde pueden manejar todas los procesos relacionados a sus actividades laborales, e incluso adjuntar correos electrónicos y documentos directamente a las hojas de trabajo. Además, sí cuentas con un plan Enterprise de Smartsheet, puedes aprovechar la herramienta de WorkApps para crear aplicaciones dedicadas con todo lo que tus empleados necesitan para sus actividades y adaptarlas a su rol y función. 2. Llamadas y correos para la validación de avances y pendientes. Concentrarse en la realización de las actividades diarias productivas puede ser difícil. Uno constantemente viene interrumpido por la cantidad de llamadas y correos a los que debe de contestar. Sin duda alguna, esta situación genera altos niveles de frustración, pero la buena noticia es que ¡se puede evitar! Primero que nada, mantén a los miembros de tu equipo alineados y responsables mediante una herramienta que permite colaboración en tiempo real. Por ejemplo, en Smartsheet tienes la opción de compartir cualquiera de tus elementos de trabajo, otorgando los permisos requeridos y conversar con los compañeros desde tus hojas de trabajo. Además, no solo puedes colaborar con usuarios con licencia, sino también con vendedores y clientes a través de Dynamic View, compartiendo solamente la información necesaria y protegiendo los datos sensibles. Por último, en cuestión de minutos puedes poner en funcionamiento flujos de automatización que se encargarán de avisar a cualquier persona que necesite de un cambio de estado, aprobación pendiente o fecha importante. 3. Navegación entre diferentes herramientas de software. Con la siempre creciente transformación digital, el mercado de las distintas aplicaciones de software es más variado que nunca. Hoy en día hay cientos de opciones para cada caso de uso. Se habla de que un trabajador usa un promedio de 10 aplicaciones diferentes en el lugar de trabajo. No sorprende que esto resulte en los cambios de contexto frecuentes y que mientras más aplicaciones y software usan los trabajadores, más tiempo pasan distraídos o procrastinando. La respuesta es realizar el trabajo en contexto familiar sin cambiar de una aplicación a otra, eligiendo una herramienta como Smartsheet, que es flexible y adaptable al trabajo de diferentes áreas y sectores organizacionales. Otro punto muy importante a considerar es la posibilidad de integración con tus herramientas más utilizadas. Por ejemplo, ¿sabías que puedes generar tareas en Smartsheet automáticamente al recibir un correo en Outlook o Gmail? Efectivamente, Smartsheet cuenta con una gran cantidad de integraciones disponibles con los servicios más comunes, pero si no encuentras la que necesites, puedes utilizar la plataforma de Bridge para automatizar tareas entre Smartsheet y otras aplicaciones sin programación. 4. Generación de documentos físicos para fines burocráticos. El conocimiento y la información están cada vez más dispersos en el lugar de trabajo: ya sea en los canales de Slack, en las carpetas de Drive, correos electrónicos, las intranets corporativas y, sí, aún en los archivadores. Incluso hoy en día, los documentos físicos desempeñan un papel fundamental en la formalización y finalización de los procesos empresariales. Cuando estamos por cerrar una venta, contratar un empleado, renovar un contrato o muchas situaciones más, necesitamos que esa documentación esté completa y firmada. Muchas veces la preparación de estos documentos es propensa a errores y puede alentar fácilmente nuestro proceso, particularmente a medida que la cantidad de documentos aumenta. Es por eso que Smartsheet cuenta con una herramienta de generador de documentos PDF, que llena la plantilla de un documento de manera automática con datos de la fila; y una integración con DocuSign, que crea un sobre personalizado para cada renglón y lo envía a los destinatarios del proceso de firma electrónica. Además, la plataforma nos brinda un flujo de automatización para que los documentos se generen inmediatamente sin ningún involucramiento manual. 5. Preparación y asistencia a las reuniones internas. Definitivamente hay reuniones de trabajo importantes y luego hay otras que son tortuosamente largas y poco productivas. Entre ellas, las juntas internas de seguimiento, un tipo de reunión de oficina bastante común en la que se realiza poco trabajo real. Además, al tiempo que se desperdicia en las reuniones de este tipo, también tenemos que agregarle el tiempo de su preparación, ya que muy a menudo se requiere una presentación de diapositivas para resaltar los puntos clave y mostrar los últimos avances y resultados. Para recuperar incontables horas de trabajo puedes preparar en Smartsheet informes y tableros de control de autoconsumo con la información clave y KPI críticos. Una vez creado tu tablero de control con los indicadores de negocio, gráficos e informes integrados, puedes compartirlo con cualquier persona para que revise la información en tiempo real en el momento que lo requiera. Eso, sin duda alguna, ayuda a reducir el tiempo de preparación a las juntas o incluso eliminarlas, mientras se impulsa la mejor toma de decisiones estratégicas. De acuerdo a las estadísticas de Smartsheet, el 96% de sus usuarios notan un ahorro de tiempo para que puedan enfocarse en trabajos más productivos. Este ahorro es de 1 a 5 horas semanales que pueden ser clave para aprovechar al máximo nuestro tiempo, lograr las metas establecidas, pero también para cuidar nuestra salud física y mental. Te invitamos a analizar ¿cuánto tiempo pasas enviando correos electrónicos, llamando o chateando con tus clientes, empleados y compañeros de trabajo? o ¿cuántos pasos administrativos manejas a diario que podrían automatizarse?. Aprovecha las funcionalidades que nos brinda Smartsheet, para alcanzar todo lo que te propongas en tu día laboral. Si tienes dudas, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Smartsheet es una herramienta que todo el tiempo está adaptándose al paso del tiempo, lanzando y aplicando nuevas funcionalidades para que se encuentre a la vanguardia de lo que se necesita en el mundo de hoy. Uno de los enfoques principales de la plataforma es la comunicación eficiente de equipos y con ese objetivo Smartsheet nos brinda varias herramientas para dar un seguimiento sencillo a algún tema relacionado con el trabajo, comentar o preguntar avances o solamente para agregar información pertinente a nuestras hojas. De hecho, recientemente Smartsheet realizó una actualización agregando nuevas funcionalidades para darle seguimiento a la información de manera aún más segura y transparente. Vamos a revisarlas a detalle a continuación de nuestro artículo. Columna de último comentario En primer lugar, Smartsheet lanza una nueva columna automática de la hoja con el último comentario anotado en la fila. De esta manera será aún más fácil tener a la vista los últimos avances, ya que no será necesario tener que entrar a la sección de comentarios para visualizar este mismo. Para habilitar esta columna dirígete al panel de Conversaciones y selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha. Allí encontrarás la opción “Insertar la última columna de comentario”, que te permitirá elegir alguna de las columnas existentes de la hoja o añadir una nueva. Cabe destacar que no solo verás el cuerpo del último mensaje en la columna indicada, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros de trabajo. Columnas de información de Pruebas La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento a pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. Con esta nueva funcionalidad podrás dar un seguimiento eficiente relacionado a tareas de generación y preparación de contenido (imágenes, videos, presentaciones y PDFs) o de revisión de documentos como pueden ser diferentes contratos, cartas, requerimientos técnicos etc. Esta capacidad puede resultar clave para capturar y medir datos sobre el ciclo de vida de archivos de la organización. Al sacar a la luz estos datos, los equipos pueden ver dónde existen cuellos de botella, comprender cuánto tiempo se tarda realmente en crear o revisar archivos y obtener información sobre la eficiencia operativa y de procedimientos. Para crear las columnas con dicha información abre el panel de Pruebas desde el menú del lado derecho de tu pantalla, selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha y luego da clic en “Crear Columna de Información de Pruebas”. Sigue las instrucciones para realizar la asignación de columnas para cada uno de los datos de información de pruebas y recuerda que cualquier cambio en ese punto de datos de Prueba se actualizará automáticamente en la hoja. También es importante mencionar que, al estar directamente en la hoja de Smartsheet, es posible generar reportes y resúmenes partiendo de los datos de pruebas que se proveen con esta nueva funcionalidad. Así como es posible el uso de esta información para la generación de gráficos con WorkInsights o dentro de un tablero usando las columnas indicadas. Adicionalmente, es posible crear flujos de trabajo automáticos teniendo en cuenta la información de las pruebas para que, de esta manera se notifique a algún supervisor que una tarea ha sido realizada con éxito, se ha subido una nueva versión del archivo o cualquier otra acción relacionada con las columnas de pruebas. Como se puede observar Smartsheet es una plataforma versátil y dinámica que te permitirá adaptarla a cualquier necesidad de negocio que tengas. Smartsheet a través de las nuevas funcionalidades nos presenta un panorama abierto, en el cuál podremos aprovechar todas las virtudes que nos brinda para así optimizar los procedimientos de nuestra empresa. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@orkesta.net para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.

Desde que Brandfolder se unió a Smartsheet, ambos equipos han estado creando funcionalidades para optimizar los puntos de contacto entre el trabajo y el contenido. Aquí presentamos algunas de las características que nuestros clientes compartidos ya disfrutan: -Integra formularios de solicitud de Smartsheet en Brandfolder para agilizar la producción de contenido y activar flujos de trabajo automatizados dentro de Smartsheet. También puedes procesar solicitudes de activos para archivos que no existen en Brandfolder. -Integra Brandfolder en WorkApps para proporcionar una manera fácil de realizar un seguimiento de las operaciones de contenido en el contexto del proyecto o campaña general que se esté ejecutando en Smartsheet. -Publica activos revisados ​​en Brandfolder y reduce el trabajo manual necesario para copiar, revisar, aprobar y publicar contenido desde una única plataforma integrada. -Sincroniza Brandfolder Workspace con Smartsheet para crear rápidamente cuadrículas de Smartsheet para proyectos creativos que se pueden incluir en informes a nivel de programa y portafolio. Hoy se siguen implementando mejoras que acercan aún más el trabajo y el contenido de principio a fin. La funcionalidad central de Brandfolder ahora es nativa en Smartsheet. La capacidad de encontrar, agregar o cargar activos directamente desde una hoja crea un mejor flujo de trabajo para navegar, buscar, usar o entregar activos de manera eficiente. El nuevo panel te permite acceder a Brandfolder directamente en Smartsheet para: Busca, filtra y navega para encontrar los activos que necesitas. Adjunta activos a la hoja o fila mientras mantienes Brandfolder como tu hoja madre. Visualiza etiquetas, metadatos y campos personalizados de activos adjuntos. Sincroniza los activos adjuntos con la última versión en Brandfolder. Sube activos a Brandfolder desde una hoja. El rendimiento del equipo y de los activos, juntos mejor. Los datos de Brandfolder Insights en Smartsheet permiten a los especialistas en marketing extraer los principales datos de activos y usuarios directamente de Brandfolder Insights a Smartsheet. Al habilitar esta función, puedes: Sincronizar los conocimientos de Brandfolder con Smartsheet para crear informes y paneles personalizados, extrayendo datos de ambas plataformas, para ayudar a los equipos y ejecutivos a conectar los activos y el rendimiento del equipo para dar forma a las estrategias creativas y de marketing. Informa datos más precisos para comprender mejor el rendimiento creativo y de marketing utilizando datos de vistas, recursos compartidos y descargas. Realiza un seguimiento y optimiza la forma en que tu equipo y el contenido trabajan juntos agregando información para encontrar el punto óptimo entre la creación, el uso y la participación del contenido. ¿Estás listo para potenciar tus equipos creativos y de marketing? Si tú o tu equipo están agotados y la demanda no se está desacelerando, algo tiene que ceder. La contratación es difícil y el desgaste es más difícil, por eso tienes que empoderar a tu equipo con las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo. Para hacer más, más rápido y sobre todo sin perjudicar la vida de todos. Smartsheet con Brandfolder es la mejor manera de hacer exactamente eso. Capacita a tu equipo con las herramientas que se merecen: Flujos de trabajo digitales optimizados y uso de activos para acelerar la comercialización con equipos distribuidos. Visibilidad integral y gestión del trabajo para responder rápidamente a los comentarios del mercado. Análisis de extremo a extremo para demostrar el impacto y la eficiencia del marketing. Un proveedor para facilitar la adquisición y el soporte. Servicios de clase mundial para crear soluciones personalizadas de alto valor. Años de experiencia ayudando a los vendedores y creativos a resolver desafíos. Enfoque y dedicación al marketing y la creatividad a través de la inversión y la innovación continuas. Si quieres aprender más sobre los beneficios que tiene Smartsheet, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

No hay un método a prueba de fuego para eliminar todos los factores que pueden afectar a un proyecto, pero estar conscientes y preparados, puede reducir su impacto considerablemente. Los 10 factores que destruyen proyectos son: 1. Objetivos poco claros. 2. Selección equivocada de proyectos. 3. Asignación equivocada de personal. 4. Planes de trabajo no detallados. 5. Compromisos poco realistas. 6. Gestión de riesgos inexistente. 7. Scope creep: Constante cambio al alcance. 8. Procesos inconsistentes. 9. Comunicación pobre. 10. Falta de indicadores claros y oportunos. Poco a poco iremos explicando cada uno de estos factores, en esta ocasión hablaremos del primero de ellos. 1. Objetivos poco claros. Tener un proyecto sin un objetivo claro sólo confundirá y frustrará a las personas involucradas en su ejecución; es como pedirles que disparen una flecha con una venda en los ojos sin saber dónde está el blanco. Después de todo, si no sabes cuál es tu destino, ¿cómo saber que has llegado? Un objetivo claro debe describir los resultados deseados del proyecto que; en la mayoría de los casos, debe ser algo tangible. Un objetivo debe ser específico, medible y debe cumplir con restricciones de tiempo, costo y calidad; en conclusión, debe ser S.M.A.R.T.: Specific (Específico) Measurable (Medible) Actionable (que provoque una Acción) Realistic (Realista) Time-bound (restringido en el Tiempo) Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

¿Estamos seguros que los proyectos que estamos ejecutando son los indicados? En el artículo sobre el Factor 1 de esta serie, hablamos de que los proyectos deben estar alineados a los “objetivos estratégicos” de la organización, enfocados en los inversionistas, los clientes, la operación y los empleados. Sin embargo esto no es suficiente. Cada idea de proyecto debe ser estudiada detalladamente antes de convertirse en un proyecto a ejecutar. Es por esto que necesitamos contar con un portafolio de iniciativas y un proceso de evaluación ordenado que permitan recopilarlas, estudiarlas y documentarlas para decidir objetivamente cuáles de ellas se convertirán en proyectos. Todos los miembros de la organización deberían tener la posibilidad de someter iniciativas para ser tomadas en cuenta, convirtiéndose prácticamente en una fuente inagotables de posibles proyectos. Independientemente del proceso de evaluación que se haya establecido, cualquier iniciativa debería contar por lo menos con las siguientes características al momento de ser sometida: Una clave que la identifique Nombre de la iniciativa Descripción detallada Fecha en que se sometió Nombre de quien la sometió Área o departamento de quien la somete Objetivo(s) estratégicos a los que se alinea Tipo de iniciativa Impacto esperado en el negocio Costo estimado de inversión Duración estimada El proceso de evaluación no solo estudia las iniciativas de forma individual sino que las compara y pone a competir entre sí para convertirse en proyectos, formar parte del backlog del portafolio o ser rechazadas. Algunos de los atributos a evaluar deben ser: El valor que agrega al negocio El grado de complejidad para llevarla a cabo El costo involucrado La duración para implementarla El retorno sobre la inversión Los riesgos involucrados Un mapa de inversión (gráfica de burbujas) nos permite graficar cuatro variables de cada iniciativa y es muy útil para tener un comparativo visual del portafolio. En este ejemplo las variables son: Eje X = Beneficio para el negocio Eje Y = Grado de riesgo Tamaño de la burbuja = Costo de inversión Color de la burbuja = Objetivo estratégico ¿Cuáles crees que sean las iniciativas que deben convertirse en proyectos? Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Es muy importante asegurar que las personas correctas sean las que están trabajando en el proyecto; esto se refiere al personal propio y al proporcionado por proveedores, contratistas y consultores externos. Las personas asignadas al proyecto deben contar con la experiencia, las habilidades (suaves y duras), y el conocimiento técnico necesario para realizar las actividades asignadas. La dirección del proyecto debe realizar una evaluación cuidadosa y honesta de los candidatos antes de incorporarlos al proyecto. En caso de encontrar algunas lagunas estas, pueden cubrirse con entrenamiento y asesoría. Con respecto al equipo que gestiona el proyecto, es importante que sus miembros cuenten con las siguientes cinco características: Ser un excelente comunicador: Debe contar con la habilidad para comunicarse claramente con diferentes interlocutores y audiencias, en diferentes niveles de la organización. Una mala comunicación puede ser desastrosa para el proyecto. Ser sumamente organizado: El caos y el éxito no se mezclan. Se debe saber, en todo momento, exactamente qué está sucediendo en cada paso del proyecto. Esto incluye el uso de herramientas y técnicas para gestionar adecuadamente el proyecto. Poder leer a las personas: Los mejores miembros de un equipo son líderes sólidos que saben cómo motivar a la gente: pueden comunicarse horizontal y verticalmente con facilidad, tienen la habilidad para trabajar con diferentes personalidades e idiosincrasias y saben perfectamente cuando usar “mano izquierda” y cuando exigir más del equipo. Estimar con precisión: Una estimación equivocada de tiempo y/o costo, puede tener un impacto negativo en el proyecto. Una actividad retrasada; por haber sido estimada con una duración equivocada, puede tener un efecto “domino”, causando retrasos significativos en el proyecto. La habilidad para estimar correctamente depende de la experiencia obtenida al haber participado en proyectos similares en el pasado. Seguridad en sí mismo: Es importante que sea capaz de defender su punto de vista de manera cordial y firme. Debe defender claramente los intereses del proyecto al enfrentarse a situaciones que se presentan a lo largo de éste y a obstáculos colocados por los mismos participantes. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Frecuentemente el plan de un proyecto no cuenta con el detalle necesario para controlarlo y asegurar su éxito. Esto puede confundir al equipo del proyecto y provocar imprevistos de tiempo y costo. ¿Qué tenemos que hacer para detallar nuestro plan de trabajo? 1. Contar con un WBS. Nuestro Work Breakdown Structure (WBS) debe ordenar el trabajo en el tiempo y desmenuzar el proyecto en sus componentes y entregables. De esta forma podemos construir un plan de trabajo para cada entregable con las actividades que deben ejecutarse para producirlos. Un WBS típico podría verse de la siguiente manera: Proyecto Fases Etapas Componentes Entregables Actividades El software que seleccionemos para planear y controlar nuestros proyectos debe ser capaz de agrupar, organizar y filtrar las actividades con base en los criterios que necesitemos. 2. Evitar actividades demasiado largas Es frecuente encontrar que las actividades de un plan de trabajo tienen duraciones demasiado largas. Esto provocará dos problemas graves: los avances reflejados en dichas actividades no serán significativos y será muy difícil contar con una ruta crítica realista. Si las actividades van a terminar en más de 4 o 5 cortes, es probable que sean demasiado largas para medir si se están ejecutando adecuadamente. Lo deseable es ver un avance de por lo menos 25% en cada corte. Si los cortes de avance son semanales, nuestras actividades no deben durar más de 20 días. Si los cortes son diarios, las actividades no deben durar más de 4 días. 3. Eliminar ambigüedad en la responsabilidad. Si no se puede identificar claramente al responsable de una actividad, es necesario partir esa actividad en varias de ellas aunque se ejecuten de manera paralela. 4. No omitir actividades en el plan de trabajo. Es importante identificar todas aquellas actividades que puedan afectar la ejecución del proyecto y plasmarlas en el plan de trabajo. El ejemplo típico (aunque parezca increíble) es omitir las actividades de compra en el plan de trabajo: Selección de proveedores Pedidos Fabricación Traslados / Importación Entrega Si estas actividades no aparecen en la ruta crítica, la lógica de nuestro plan de trabajo está mal elaborada. Otras actividades que con frecuencia se omiten de los planes de trabajo son las firmas y/o autorizaciones de algún documento relacionado con el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

"Siempre se llevará más tiempo del que esperas, aun cuando estés tomando en cuenta la Ley de Hofstadter." Establecer compromisos de entrega equivocados para un proyecto es una receta para el desastre. Es sorprendente la cantidad de personas que tratan de estimar la fecha de terminación de un proyecto sin tomar en cuenta todos los elementos que pueden impactarla. Pero, ¿qué podemos hacer para evitarlo? Empecemos partiendo el proyecto en sus componentes y entregables (piensen en un WBS), posteriormente hay que definir las actividades necesarias para construir dichos entregables y componentes, al mismo tiempo que el orden en que se tendrán que ejecutar. Después, tendremos que hacer lo que llamaremos lo "más complicado". No hay nada más difícil que estimar cuánto van a durar las actividades involucradas en la ejecución de un proyecto y para esto tendremos que responder a la pregunta ¿qué es lo que ha retrasado nuestros proyectos en el pasado?: Fuimos demasiado optimistas estableciendo duraciones. Las actividades que duraban un día duraron más. Definimos duraciones sin tomar en cuenta al experto que las va a ejecutar. Se nos olvidaron algunas actividades. A continuación, veremos algunas recomendaciones para evitar que esto vuelva a suceder: Las experiencias pasadas son nuestra primera red de seguridad; documentar las lecciones aprendidas es clave para ser cada vez más precisos estableciendo duraciones (planeadas vs reales). Si una actividad que normalmente planeamos ejecutar en 10 días y realmente dura 15, para la próxima vez se tendrá que planear en 15. Evitemos las actividades que duran un día; por alguna razón las que están relacionadas a algún tipo de aprobación les asignamos un día de duración cuando normalmente se tardan más que esto. Hagamos un cálculo sencillo: si en un proyecto de seis meses tenemos 15 aprobaciones necesarias para continuar avanzando, y en lugar de un día se llevan dos, el proyecto se retrasará tres semanas. No olvidemos las actividades involucradas en firmas de documentos, permisos, normatividad, compras, pruebas de calidad, etc., es muy probable que varias de ellas deban formar parte de la ruta crítica del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.