Nunca antes en la historia las empresas han gestionado tanta información como ahora. Con la cantidad de datos que hay disponibles hoy en día, es indispensable extraer información crítica rápidamente y actuar sobre ella para tomar decisiones correctas sobre la estrategia y el desarrollo de la empresa.
En estas circunstancias, la realización de distintos cálculos es clave tanto para agilizar los procesos, como para recopilar métricas y KPIs. Pero si bien las fórmulas son útiles, su manejo puede resultar tedioso y no tan sencillo. Si Smartsheet es la fuente de información de tu empresa, en este artículo te damos 10 consejos para que explotes las fórmulas y realices cálculos con confianza.
1. Estudia las fórmulas disponibles.
Las fórmulas le dan considerable poder a nuestras hojas. Con la ayuda de funciones podemos realizar operaciones aritméticas, calcular valores numéricos como montos o duraciones de días entre fechas, automatizar ciertos aspectos de nuestra hoja o, incluso, realizar búsquedas de información entre distintas hojas. Para aprovechar todas las funciones con las que cuenta Smartsheet y utilizarlas correctamente, en primer lugar es crucial conocerlas, ver ejemplos de su uso y estudiar su sintaxis. Por esta razón, Smartsheet tiene disponible una plantilla con ejemplos de todas las fórmulas existentes en el Centro de Soluciones (Accede al Centro de Soluciones). Nuestra recomendación es tenerla siempre a la mano independientemente si eres un usuario principiante o uno ya más avanzado.
2. Conoce cómo hacer referencia a celdas y rangos de celdas.
Familiarizarse con todas las funciones no es suficiente. Para el cálculo exitoso necesitamos asegurarnos de que las referencias a celdas, rangos y columnas se realizan correctamente. Normalmente, al seleccionar una celda o un rango específico, Smartsheet lo traduce automáticamente al lenguaje de la fórmula sin que nosotros tengamos que capturar algo manualmente. No obstante, existen algunas excepciones como es el caso de una columna entera de la hoja sin un rango fijo, y por esta razón es importante conocer cómo se escriben correctamente todas las referencias.
3. Cuida la sintaxis de tus fórmulas.
Al momento de escribir una fórmula en Smartsheet, la herramienta nos guía mostrando una ventana con la sintaxis de la función y resaltando en color amarillo el componente actual. Esta parte es muy importante y hay que tener mucho cuidado, considerando que cualquier símbolo adicional o mal escrito puede provocar un error y paralizar nuestros cálculos. Siempre pon atención a todas las comas, paréntesis, comillas, letras mayúsculas y minúsculas. Además, ten en cuenta que la sintaxis de las fórmulas y los símbolos que se utilizan en ellas varían en relación al idioma de la cuenta.
4. Hazte experto en las fórmulas más utilizadas.
¡Mientras más fórmulas conozcas, mejor! Pero si tenemos que darte alguna sugerencia en cuanto a cuáles enfocarse primero, sería en fórmulas de SUM(IF), COUNT(IF), IF, TODAY, VLOOKUP. Las fórmulas antes mencionadas son las más utilizadas y comunes. Perfeccionando el uso de estas funciones vas a poder realizar el 90% de cálculos necesarios basados en la información de Smartsheet.
5. Utiliza la referencia absoluta.
No te olvides de que Smartsheet cuenta con la referencia absoluta que puede aplicarse a una celda específica, posición en una columna o posición en una fila. El uso de referencia absoluta puede ser muy útil para la generación de datos estadísticos, cálculos de métricas y KPIs, permitiendo ahorrar el tiempo y reducir el esfuerzo manual de captura de datos.
6. Revisa el significado de los errores de fórmulas.
El uso seguro de fórmulas viene con la práctica y es posible que en el proceso varios de tus intentos terminen en un error. Para aprender fácilmente sobre nuestras equivocaciones y corregir rápidamente la falla puede ser útil conocer exactamente a qué se refiere cada uno de los mensajes de error de Smartsheet. Revisa en este página los posible errores (Aquí) y no te asustes la próxima vez que veas un #UNPARSEABLE.
7. Prueba fórmulas alternativas para encontrar la más sencilla.
El mundo de las fórmulas es muy flexible y, muy a menudo, existen varios métodos para lograr el mismo resultado. Si sientes que estás forzando una fórmula o que no te está regresando el valor deseado, detente y revisa si tal vez exista alguna otra fórmula alternativa que podrías utilizar en su lugar.
8. Asegura el correcto funcionamiento de las fórmulas generadas.
Al terminar de escribir la fórmula es de suma importancia revisar que esté funcionando correctamente, aunque muchas veces eso significa que habría que simular la situación y manipular los datos manualmente. Sin embargo, no te saltes este paso porque así te puedes dar cuenta de que existen otros posibles escenarios que no habías considerado en tu fórmula y que pueden resultar en un error.
9. Crea una hoja con ejemplos de fórmulas para futuras referencias.
Arma tu propia plantilla de fórmulas donde recopiles ejemplos de fórmulas exitosas que puedan serte útiles en la realización de tu trabajo y administración de los procesos. Recuerda que las fórmulas pueden ser tan complejas como se requiere y compuestas de distintas funciones para un solo cálculo. Por lo tanto, si encontraste la “combinación” perfecta, que te está funcionando, guarda este ejemplo para que puedas consultarlo rápidamente en el futuro sin tener que buscar en todas tus hojas.
10. Aprovecha la nueva función de “Convertir en fórmula de columna”.
Ahorra tiempo en alistar tus cálculos y protege tus fórmulas con la nueva funcionalidad de fórmulas de columna, la cual nos trae varios beneficios. En primer lugar, estas fórmulas se aplican automáticamente a todas las celdas de columna, independientemente de cómo se agregan filas nuevas y sin la necesidad de realizar el copiado manualmente. Además, se incluyó un mecanismo de protección de fórmulas que no permite editar ni eliminar la fórmula a nivel de celda. Solamente los propietarios y los administradores de las hojas podrán modificar la fórmula de columna generada en un menú especial.
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