¿Qué pasaría si pudieras llevar la colaboración al siguiente nivel y darle a tu equipo lo que necesitan para lograr aún más?
Aquí te daremos tres consejos que te ayudarán a lograrlo.
1. Ten toda la información en un solo lugar.
Debes asegurarte que tu equipo tenga la información que necesitan para contribuir con su parte. Un estudio encontró que los trabajadores pasan el 36% de su jornada laboral buscando información y; a veces, sin tener éxito. Smartsheet puede servir como la única fuente para que puedan encontrar toda la información que necesitan y en el momento exacto.
Al utilizar archivos adjuntos, comentarios, @menciones y formularios, puedes mantener la información, los documentos relevantes y las conversaciones sobre tu trabajo, en un lugar fácil de encontrar.
Accede a todos los archivos adjuntos en cualquier momento: Smartsheet también tiene una columna donde puedes adjuntar documentos e imágenes de Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o directamente desde tu computadora, también puedes agregar direcciones URL para una fácil referencia a las páginas web.
Recopila los datos de cualquier persona con formularios: las formas de Smartsheet permiten a otros agregar filas a una hoja, los formularios son una excelente manera para que tú o los miembros de tu equipo especifiquen exactamente la información que necesita de los demás o de otras partes interesadas. Al agregar un formulario a una hoja, tu equipo puede obtener toda la información que necesita, olvidándose de enviar correos electrónicos de un lado a otro o usar una aplicación de chat.
2. Da a las personas adecuadas el acceso correcto.
Puedes compartir una hoja con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, incluso si no ha usado Smartsheet anteriormente o no cuenta con una licencia. Estos usuarios todavía pueden colaborar en hojas, pero no podrán crearlas.
Es importante asegurar que las personas adecuadas tengan el nivel adecuado de acceso a través de los permisos basados en el usuario, también puedes bloquear filas y columnas específicas para evitar que otros usuarios editen estos datos.
3. Deja que la automatización haga avanzar los proyectos.
Con alertas automáticas, recordatorios y solicitudes de actualización, puedes colaborar y avanzar en el trabajo, incluso si estás tomando una taza de café. Al colaborar con tu equipo, configura solicitudes de actualización automatizadas para requerir la información más reciente sobre una tarea abierta o configura una solicitud de actualización automática cuando el estado cambie a "en curso" que pide que el cesionario actualice la duración estimada de la tarea.
Notifica a un miembro del equipo cuando se le asigna una tarea: puedes configurar una notificación para que se envíe a un usuario específico o según el contacto indicado en el tipo de columna de la “Lista de contactos”.
Nunca olvides una fecha límite: puedes automatizar recordatorios para fechas de entrega configurando una automatización basada en un tipo de columna. Envía a ti y a tu equipo un recordatorio automático que les avise cuando se acerquen las fechas clave.
Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet-lp o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.