Una de las ventajas de Smartsheet es que te permite adjuntar archivos de manera rápida y sencilla, anexar documentos a una hoja o, incluso, a una fila para tener un control más preciso. Todos los adjuntos se guardan en la nube y se puede tener acceso a ellos desde la aplicación móvil.
Sin embargo, si se maneja una gran cantidad de archivos y se agregan versiones nuevas o actualizadas de manera constante, es posible que sea tardado encontrar un archivo particular. Es por eso que Smartsheet tiene una nueva funcionalidad llamada Pruebas, (Proofs), para la revisión de los documentos PDF o imágenes, sin tener que descargarlos a tu computadora.
Para activarla es necesario dar clic en el ícono con la palomita, (mostrado en la imagen), que está ubicado en la barra al lado derecho de la hoja. Al habilitar las pruebas en la hoja, se agrega una nueva columna del tipo de archivos adjuntos o comentarios al principio de la hoja.
Puedes crear una Prueba por fila agregando un archivo para que todo tu equipo de colaboradores pueda revisarlo y dejar sus comentarios puntuales. Para identificar rápidamente a qué parte del archivo se refiere cada comentario, Smartsheet incluyó un sistema de numeración.
Adicionalmente puedes configurar una solicitud de revisión y personalizar el asunto y el mensaje. Esta solicitud permite que cualquier persona sólo con su email pueda brindar retroalimentación, agregando comentarios a lo largo del documento o de la imagen, además de que puede aprobar o rechazar el archivo.
Por otra parte, también es posible agregar una nueva versión de la Prueba en cualquier momento. La versión anterior pasará a ser sólo de lectura, se conservarán los comentarios anteriores, y seguirá disponible junto con todas las versiones anteriores.
Con esta nueva característica de Smartsheet es aún más fácil revisar, aprobar y actualizar los documentos más importantes de tus procesos. Ahorra tiempo, ten mejor visibilidad del contenido más importante y lleva la colaboración a otro nivel con Pruebas. ¡Una nueva funcionalidad de Smartsheet!
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