El enfoque principal de Smartsheet es la colaboración en equipo, la automatización de trabajo y la optimización de procesos. Diseñada para simplificar la comunicación, esta plataforma permite a los equipos mantenerse conectados, compartir información de manera transparente y trabajar juntos de manera eficiente para alcanzar metas compartidas.
Sin importar el uso que le des en tu empresa o equipo de trabajo, las siguientes funcionalidades te permitirán mejorar tu experiencia con la plataforma:
1. Resumen de hoja
El objetivo de esta herramienta es reducir la cantidad de tiempo que se destina al seguimiento de la información clave de la hoja.
Además, permite estandarizar y organizar la información principal de la hoja de cuadrícula, ya sea que se destine para el control de un proceso de negocio o ejecución de un proyecto. En este apartado, puedes colocar algunas de las métricas importantes de la hoja, calculadas con ayuda de fórmulas, o bien capturar los datos adicionales manualmente.
Sin duda, el resumen de hoja resulta muy útil a la hora de verificar los datos más importantes. Solo toma en consideración los siguientes aspectos de esta herramienta:
- Límite de campos: Podrás crear hasta 200 campos.
- Extensión de nombres: Los nombres de los campos pueden tener hasta 50 caracteres.
- Coincidencia de tamaños: Los valores de los campos deben corresponder a los tamaños de las celdas.
- Opciones en listas desplegables: Podrás incluir hasta 500 opciones en las listas desplegables.
2. Formato condicional
Esta funcionalidad te permite resaltar información de manera automática, con base en las reglas que tú establezcas.
Por ejemplo, en la siguiente imagen, se busca que cuando el estatus cambie a “en proceso”, toda la fila resalte en color anaranjado. Esto permite identificar rápidamente la información relevante. Esta funcionalidad es especialmente útil en hojas con gran cantidad de datos, donde es necesario mantener ciertos datos siempre a la vista y destacados de la demás información.
3. Enlace de celda
Si necesitas transferir datos de una hoja a otra de manera sencilla, puedes aprovechar los enlaces de celda. Estos enlaces te permiten mantener tus hojas conectadas sin tener que usar fórmulas adicionales.
Simplemente, selecciona la fuente de datos y Smartsheet creará automáticamente el vínculo entre tus hojas de trabajo. Este enlace permanecerá activo, lo que garantiza que siempre tengas acceso a la información más reciente y que tus datos estén sincronizados en todo momento.
Ahora que ya conoces algunas de las numerosas funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus procesos y con tu equipo de trabajo. Como has podido comprobar, Smartsheet es una plataforma muy intuitiva, por lo que aprovechar estas funcionalidades con tu equipo será una tarea sencilla.
En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca del uso de la plataforma, sus funciones, o cualquier otra información visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.
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