Smartsheet es una plataforma enfocada en la optimización del trabajo, la colaboración del equipo y la automatización de procesos. Ya sea para gestionar proyectos, recursos humanos, procesos de control interno u otros casos de uso, sus funciones están diseñadas para mejorar la eficiencia y maximizar el tiempo dedicado a tus labores.
Aunque trabajar con fórmulas puede resultar desafiante, Smartsheet simplifica la implementación de funciones en tus hojas de trabajo. Utilizar todas sus funciones potenciará los beneficios de la misma plataforma, permitiéndote trabajar de manera más eficiente con tu equipo.
A continuación, aquí tienes 5 funciones de gran potencial (que probablemente no conocías):
1. JOIN
Utiliza la función de JOIN para combinar un rango de celdas en una cadena dentro de la misma celda, permitiéndote elegir el delimitador que mejor se ajuste a tus necesidades. Olvídate de escribir manualmente la información y aprovecha esta herramienta para simplificar tu trabajo.
Por ejemplo, en este caso se busca unir la información de las columnas 4 y 5 en la columna 3, evitando la necesidad de introducir la información de manera manual.
Fórmula:
=JOIN([Columna4]@row:[Columna5]@row, " / ")
2. WORKDAY
Si trabajas con fechas, WORKDAY es una herramienta útil para calcular rápidamente una fecha a partir de un número específico de días hábiles. Además, esta función te permite excluir los días festivos establecidos en un rango determinado.
En el siguiente ejemplo, se utiliza la función para que se calcule automáticamente la fecha a partir de la fecha de inicio y la cantidad de días hábiles que se disponen para esa tarea.
Fórmula:
=WORKDAY([Fecha inicio]@row, [Días hábiles]@row)
3. NETWORKDAY
Con esta función, podrás obtener fácilmente el número de días hábiles entre dos fechas con un solo clic. Si la fecha de inicio cae en un día no laborable, solo necesitas agregar un día al resultado.
En el siguiente caso, se utiliza NETWORDAY para calcular la cantidad de días hábiles entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización.
Fórmula:
=NETWORKDAY([Fecha inicio]@row, [Fecha fin]@row)
Perfecto, ahora que ya conoces algunas funciones por separado. Descubre cómo combinarlas para crear fórmulas aún más poderosas.
4. JOIN(ANCESTORS())
Emplea este conjunto de funciones para unir la lista de antepasados o las descripciones de los niveles superiores de jerarquía en una cadena de texto dentro de una celda.
En este ejemplo, JOIN(ANCESTORS()) permite identificar la fase de cada una de las tareas. Esto es especialmente útil cuando se maneja una lista extensa de actividades, ya que facilita la identificación rápida de la fase correspondiente a cada una.
Fórmula:
=JOIN(ANCESTORS(Actividades@row), " / ")
5. INDEX COLLECT
Este conjunto de funciones te posibilita traer información de otras hojas de Smartsheet a tu hoja principal, basándose en diversos criterios. Aunque opera similar a una función de VLOOKUP, ofrece mayor potencia y versatilidad.
En la siguiente imagen, se utilizó la fórmula INDEX COLLECT para obtener el monto desde la hoja de lista de precios en función de los pedidos realizados.
Fórmula:
=INDEX(COLLECT({Costos}, {Tipo}, [Tipo de Pastel]@row, {Tamaño}, Tamaño@row), 1)
Ahora que conoces algunas de las múltiples funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus hojas de trabajo. La plataforma se destaca por su gran facilidad de uso, así que aprovecha al máximo las fórmulas y comienza el año con el pie derecho.
En la sección de plantillas, encontrarás una hoja de Smartsheet con todas las funciones detalladas, cada una acompañada de un ejemplo para que puedas explorar a fondo su potencial. Te recomendamos descargar esta plantilla para tener siempre a mano una referencia útil.
En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo utilizar las fórmulas de Smartsheet, visita nuestro curso www.systec-consulting.net/taller-de-uso-de-formulas-con-smartsheet, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.