Si sientes que tus jefes o compañeros se han pasado de la raya con sus comentarios sobre tu trabajo en la última reunión… Lee este artículo y compartelo con ellos. En él, podrás aprender sobre la retroalimentación en el equipo de trabajo, así como algunos métodos y consejos para que en su próxima junta salgas con una sonrisa en lugar de un ceño fruncido.
Antes de seguir adelante, hay que definir este concepto: la retroalimentación es una parte esencial de cualquier proceso. Consiste en tomar información clave de los resultados para mejorar el rendimiento hacia un objetivo ideal.
En términos generales, existen dos tipos principales de retroalimentación:
Retroalimentación positiva
Este método debe aplicarse con cuidado, ya que, en pocas palabras, implica volver a introducir los resultados positivos con el fin de motivar y reforzar el rendimiento
Por ejemplo, en ventas, se puede observar al comienzo de las reuniones de planificación, cuando el director insta a los gerentes a superar las ventas del año anterior. Sin embargo, si esta decisión se toma sin considerar variables como el estado del mercado, el desempeño del equipo, la calidad del producto, la competencia, etc., podría generar una presión injustificada y provocar un colapso en el equipo.
Esta retroalimentación es viable siempre y cuando se realice de manera consciente y cuidadosa, buscando siempre reforzar los resultados deseables, pero manteniendo siempre un límite. Al celebrar los éxitos de un compañero, se debe hacer sentir reconocido y alentado, sin presionarlo para que busque metas inalcanzables o para que se sienta superior al resto del equipo.
Retroalimentación negativa
Este enfoque es bastante común y, aunque su nombre puede sonar un poco desfavorable, en realidad produce resultados más controlables, confiables y efectivos, siempre y cuando se tengan en cuenta las variables adecuadas y se ejecute correctamente.
En esta retroalimentación se vuelve a introducir valores bajos comparados con un estado inicial. Esto hace que cada vez que los resultados se desvíen de este estado inicial, el nuevo ciclo se acerque más a él. Esto reduce la variabilidad y ayuda a que el sistema sea más estable.
Si gestionas proyectos, probablemente has tenido que discutir con tu equipo sobre los resultados y explicarles en qué áreas necesitan mejorar. Al señalar los puntos débiles de su trabajo, los estás motivando a convertir esos resultados negativos en lecciones para futuros ciclos, con el objetivo de mejorar la calidad de los productos o servicios.
Recuerda que las críticas, regaños y quejas constantes no generarán un impacto positivo en las personas, sino que tendrán el efecto contrario: desinterés, falta de participación y desconexión en los equipos de trabajo. Es importante tener en cuenta las emociones humanas al expresar opiniones sobre las acciones y resultados para que los colaboradores se sientan comprendidos y respaldados en el crecimiento profesional y personal.
En este contexto, hay algunas acciones que pueden ayudarte en este proceso.
1. Ten en mente los objetivos específicos del trabajo para identificar qué aspectos obstaculizaron los resultados deseados. Evita desviarte del punto clave de la retroalimentación para evitar que se convierta en una sesión de quejas o reclamos.
2. Prepara los temas que deseas abordar y organiza reuniones específicamente para la retroalimentación. De esta manera, tu equipo podrá anticiparse a recibir comentarios sobre su desempeño, tanto positivos como negativos, en lugar de sentirse atacados o expuestos.
3. Presta atención al vocabulario que usas y evita los juicios de valor. Por ejemplo, en lugar de decir "deja de ser impuntual", podrías optar por algo más constructivo como "es importante presentarse temprano en las reuniones".
4. Sé consciente de las emociones de los demás y muestra empatía en todo momento. Si notas que la situación se está volviendo tensa, considera hacer una pausa o cambiar de tema para aliviar la tensión.
5. Valora las opiniones y el trabajo de tus compañeros, e involúcralos en el proceso de retroalimentación. Pídeles sugerencias y actúa como un guía para encontrar soluciones efectivas en lugar de imponer tus ideas.
6. Enseña a otros cómo recibir retroalimentación y da ejemplo practicando lo que predicas. Trabaja en ti mismo y demuestra que sabes cómo manejar críticas de manera madura, convirtiéndolas en oportunidades de mejora.
Con el tiempo, verás cómo el proceso de retroalimentación se adapta a la dinámica de trabajo del equipo. La clave está en que los miembros se sientan cómodos y seguros para expresar opiniones y admitir errores ante el grupo.
Dado que el proceso involucra a personas, habrá muchos factores que afectarán los resultados del equipo. No obstante, puedes aumentar las probabilidades de éxito al promover estas prácticas éticas en el entorno profesional:
Conoce auténticamente a tus colegas, comprende su trabajo y desafíos, y bríndales apoyo. La interacción entre diferentes áreas fortalece la calidad de la retroalimentación y enriquece los procesos.
Mantén una comunicación respetuosa y profesional, y nunca des por sentado cómo prefieren ser tratados tus colegas. Preguntarles es clave para establecer una relación de trabajo efectiva.
Fomenta la cultura de la retroalimentación. Participa en cursos, comparte artículos y ejemplos de buenas prácticas para promover el intercambio de feedback constructivo.
Promueve buenas prácticas administrativas, como documentar lecciones aprendidas, definir roles y responsabilidades, y establecer vías claras de comunicación. Cuando las metas están claras, la retroalimentación es más efectiva.
Utiliza herramientas automatizadas para gestionar y rastrear procesos. Esto te permitirá enfocarte en actividades valiosas, como las sesiones de retroalimentación.
En SYSTEC Consulting, empleamos Smartsheet para la gestión interna de nuestros procesos administrativos, incluyendo la planificación y seguimiento de sesiones de retroalimentación entre equipos, el proceso de inducción para nuevos colaboradores y una bandeja de comentarios, sugerencias e iniciativas de cualquier miembro del equipo sobre cómo mejorar cualquier área de la empresa.
Si estás interesado en implementar estas u otras acciones y buenas prácticas en tu empresa, te invito a que nos contactes en www.systec-consulting.net para recibir atención personalizada sobre cómo lograrlo mediante Smartsheet.