Para comprender y calcular el Total Economic Impact™ (TEI) del uso de Smartsheet, Forrester Consulting realizó entrevistas detalladas con tomadores de decisiones en nueve organizaciones que actualmente utilizan la plataforma. Con base en las entrevistas, crearon un análisis con los principales hallazgos.
Las empresas entrevistadas compartieron estos tres puntos débiles:
Ejecución de trabajo inconsistente que dependía de hojas de cálculo estáticas y desactualizadas, así como procesos manuales.
Los diferentes equipos usaban diferentes herramientas para realizar el trabajo, lo que significaba que no había una única fuente de información para los proyectos y las iniciativas estratégicas.
Los equipos de liderazgo carecían de visibilidad del trabajo y, a menudo, necesitaban comunicarse con los líderes del proyecto o del equipo para obtener actualizaciones.
Los resultados del estudio
Forrester Consulting descubrió que una organización compuesta obtuvo USD $16.3M en valor presente neto durante un período de modelo de tres años. En ese mismo período de tiempo, Smartsheet entregó un retorno de la inversión del 680% con la inversión inicial pagada en menos de 6 meses.
La capacidad de Smartsheet para ofrecer resultados tan significativos para nuestros clientes se detalla en el estudio completo, pero aquí desglosamos los hallazgos.
Smartsheet libera a los empleados para que se concentren en el trabajo estratégico
Descubrieron que los empleados que usaban Smartsheet liberaron el tiempo que antes dedicaban a rastrear personas e información, lo que les permitió concentrarse en trabajos de mayor valor y mayor impacto. Con empleados más productivos, las empresas pudieron alcanzar sus objetivos aún más rápido y desbloquear mayores ahorros.
Reducción del tiempo dedicado a la configuración de proyectos, carteras y programas en un 80%
Los equipos de gestión de proyectos pudieron crear plantillas y automatizar tareas repetitivas, como la configuración de proyectos y aprobaciones, lo que redujo la cantidad de pasos manuales que tenían que realizar. Esto liberó el 80% de su tiempo durante la parte de configuración de estos flujos de trabajo. Otro beneficio de hacer un proceso fácilmente repetible fue una experiencia más consistente para sus clientes.
75% menos de correos electrónicos relacionados con la administración del trabajo
Los equipos también tuvieron visibilidad instantánea de los estados de los proyectos gracias al seguimiento de Smartsheet en tiempo real. Los ejecutivos y otras partes interesadas no tenían que solicitar información y esperar respuestas, sino que podían iniciar sesión en Smartsheet y encontrar exactamente lo que buscaban. Esto redujo los correos electrónicos relacionados con la gestión del trabajo en un 75%.
Los ciclos de revisión se redujeron a la mitad
La visibilidad adicional también redujo la cantidad de tiempo dedicado a los ciclos de revisión en un 50% y disminuyó la cantidad de reuniones de revisión de proyectos necesarias para cada proyecto. Forrester Consulting calculó que la combinación de la reducción de los correos electrónicos de administración de proyectos y el tiempo dedicado a la configuración del proyecto resultó en ganancias de productividad de USD $6.1M durante un período modelado de tres años.
Ahorró más de 40 horas por empleado cada año
Smartsheet mejoró la utilización de los recursos administrados en un 2%, ahorrando más de 40 horas por empleado al año. Incluso los miembros del equipo que no interactuaban tanto con Smartsheet se beneficiaron mucho del uso de la plataforma por parte de sus equipos, lo que generó un ahorro de USD $7.5M en tres años.
Smartsheet aumenta la entrega de ingresos y reduce el costo de TI
USD $1.5M en servicios profesionales y crecimiento de los ingresos
Al automatizar las tareas administrativas y repetitivas y aumentar el enfoque en el trabajo de mayor valor, los equipos podían entregar proyectos más rápido. Esta eficiencia ayudó a impulsar el crecimiento de los ingresos anuales de las empresas y sumó más de USD $1.5M para la organización compuesta durante tres años.
USD $1.1M ahorrados en licencias de software
Forrester Consulting descubrió que las empresas ahorraron USD $1.11M durante tres años porque pudieron reducir sus inversiones en licencias de invitados para CRM, ERP heredados u otras herramientas de gestión de proyectos.
USD $996,000 ahorrados en costos de desarrollo
Las ofertas sin código de Smartsheet hicieron posible que las empresas crearan sus propias aplicaciones y flujos de trabajo en menos tiempo y a un costo menor que el desarrollo de una solución desde cero o de terceros. Los ahorros totales para la organización compuesta se calcularon en casi USD $996,000 en un período de tres años.
El cambio a entornos de trabajo digitales exacerbó la necesidad de alineación organizacional. Fuimos testigos de primera mano de lo rápido que puede cambiar el mundo al comienzo de la pandemia de COVID-19 y cómo las empresas que se adaptaron rápidamente estaban mucho mejor.
Los silos ya no sirven. La forma tradicional de trabajar que era fija y lineal ahora ha evolucionado para ser multidireccional, fácilmente automatizable y adaptable. Y cuando los empleados tienen las herramientas para ser dinámicos en su trabajo, están más felices con sus trabajos. Smartsheet facilita el trabajo en equipo al derribar las barreras que dificultan la colaboración. Unifica a las personas con procesos que funcionan para ellos y les permite tener la información que necesitan.
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