Por mucho tiempo, tanto usuarios nuevos como veteranos han buscado maneras de contabilizar y realizar operaciones con unidades de tiempo en Smartsheet. Esto ha involucrado el uso de diversas fórmulas y técnicas, desde la extracción de texto hasta operaciones condicionales. Finalmente, para abordar esta necesidad, la plataforma ha lanzado la solución esperada: la función “TIME”.
Lo que nadie esperaba, es que esta nueva función fuera tan moldeable y adaptable a diferentes entornos y necesidades. TIME no solo facilita la suma o resta de tiempo desde una hora específica, sino que permite modificar el formato en el que se visualiza. Debido a esta flexibilidad, la función se comportará diferente según los argumentos que se le inserten.
Si bien, ya se tiene disponible documentación en inglés sobre esta función, puede no ser suficientemente explícita para la mayoría de los usuarios. Por ello, en este artículo se compartirán varios ejemplos para que puedas empezar a visualizar cómo aplicarla en tu trabajo.
1.- Asigna horas de entrega para las actividades diarias de tu equipo
La capacidad de asignar recursos a distintas tareas mediante las columnas de contacto es bastante práctica. Sin embargo, la función TIME añade versatilidad al permitir la visualización de horas de entrega asignadas. Esto proporciona objetivos más claros para que tu equipo complete sus actividades en momentos determinados del día.
En este ejemplo, en la columna "Asignación" se emplea la fórmula: =Responsable@row + " - " + TIME("****", 0, 2), donde los asteriscos se sustituyen por la hora designada, como "3pm o 5:30pm", por mencionar algunas opciones. Al contar con una columna dedicada que muestra tanto el recurso como la hora asignada, se simplifica la visualización de la información.
Además, esto facilita el uso de fórmulas en otras columnas u hojas, ya que de una misma celda se pueden extraer dos valores (recurso y hora asignada) en lugar de solo uno.
2.- Gestiona los horarios de disponibilidad de tus clientes en diferentes partes del mundo
La función te permite mostrar el mismo dato de una hora especificada tanto en formato de 24 horas como de 12 horas, con solo modificar un argumento. Además, es posible realizar operaciones aritméticas simples para sumar y restar tiempo. En este caso, la fórmula en la última columna es la siguiente: =TIME([Disponibilidad cliente]@row, 0) + [Diferencia de tiempo]@row * 60.
Básicamente, se toma el dato de la columna que señala la hora en la que un cliente está disponible para ser contactado, expresada en formato de 24 horas. Luego, se convierte a un formato de 12 horas gracias al segundo valor dentro de la función, que es "0" (mientras que el valor "1" indicaría un formato de 24 horas). Después, se suma a este dato el valor de la columna que indica la diferencia de tiempo, multiplicado por 60 para contabilizarlo en horas en lugar de minutos.
3.- Contabiliza el tiempo que tarda en resolverse una incidencia
Para este ejemplo, se presenta un formulario que permite a los operadores de diversas líneas de producción registrar informes sobre varias incidencias. De esta manera, se agiliza la atención a los problemas para poder reanudar brevemente las actividades.
Asimismo, a los gerentes les interesa medir el tiempo requerido para resolver distintas incidencias, con el propósito de evaluar sus procesos y KPIs. La función TIME posibilita el uso de la columna de fecha de creación, la cual registra automáticamente la hora de ingreso de los informes, junto con una columna de inserción manual que indica la hora de solución. De este modo, se obtiene la cantidad de horas transcurridas entre ambos eventos.
La función para calcular las horas transcurridas es la siguiente: =IF(Estado@row = "Resuelto", (TIME([Resuelto a las]@row) - TIME(RIGHT([Creado en]@row, 10))) * 24, 0). Es ligeramente más grande que la anterior, pero sigue siendo bastante sencilla de elaborar.
En esta operación, hay dos puntos muy importantes a tener en cuenta. En primer lugar, se puede extraer la hora de una columna de fecha de creación automática utilizando la función RIGHT y luego realizar operaciones con la función TIME.
En segundo lugar, es importante observar que la hora insertada manualmente al resolver las incidencias puede estar en formato de 24 o 12 horas y, además, presentar estructuras diferentes; por ejemplo, una puede tener solo "pm", mientras que la otra puede utilizar puntos como en "p.m.".
Todo esto confirma que la función TIME es una herramienta útil que hace que todo sea más preciso y fácil, además de la flexibilidad que te brinda al tratar con horas escritas de maneras y formatos distintos. Lo que ayuda a reducir errores y facilita trabajar con personas que usan diferentes formas de expresar las horas.
Si se ha despertado tu curiosidad y quieres saber cómo aprovechar esta y otras funciones de Smartsheet en tu trabajo, no dudes en buscarnos en www.systec-consulting.net, o bien o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.