Aunque el término "ciclo de vida del proyecto" parece sacado de un libro de biología en lugar de asociarse con la gestión de proyectos, implementarlo correctamente puede ser clave para alcanzar proyectos exitosos. Ya que, su uso facilita una planificación más efectiva, así como estimaciones más precisas en términos de costos y recursos.
En primer lugar, ¿qué es el “ciclo de vida del proyecto”?
Se refiere al conjunto de etapas que se deben seguir para el éxito de los proyectos. Conocido como “ciclo” por su desarrollo de principio a fin, requiere de un avance secuencial desde la idea hasta el producto terminado. Seguirlo te permitirá:
Organizar tus proyectos de manera estratégica.
Monitorear el estado y progreso del proyecto.
Completar los proyectos a tiempo con planes más precisos, reduciendo riesgos y contingencias.
Ahora que ya conoces la importancia del ciclo y sus beneficios, explora las 5 fases más comunes en las que se dividen los proyectos. A continuación, conoce cómo distinguir cada una de ellas:
1. Inicio:
En esta fase, el proyecto aún no ha sido aprobado, por lo que la elaboración de un diagrama de Gantt, la definición de fechas, tareas o asignaciones aún no es oportuno. En lugar de eso, el enfoque se centra en la preparación y desarrollo de la idea, adaptándola a los formatos específicos utilizados en la empresa, como:
Planes de negocio del proyecto.
Presupuestos iniciales.
Beneficios y objetivos a alcanzar con la implementación del proyecto.
Principales resultados esperados al implementar el proyecto.
Criterios de medición del éxito esperado (una vez implementado el proyecto).
Esta etapa termina en el momento en que se apruebe o rechace el proyecto, una vez evaluados los beneficios que aportará a la empresa.
2. Planificación del proyecto:
Ahora sí, con la aprobación del proyecto, se inicia la planificación, estableciendo calendarios, fechas, mitigación de riesgos, y configurando plantillas en el software preferido para el seguimiento. Aquí se planifican actividades, fases y recursos, siendo una etapa que demanda tiempo y esfuerzo. Para esto puedes utilizar las siguientes herramientas:
Implementar la metodología de objetivos SMART para establecer metas claras y alcanzables en el proyecto. Para obtener más detalles sobre esta metodología, consulta nuestro artículo aquí.
Utilizar una estructura de desglose del trabajo, usando recursos como el diagrama de Gantt o Kanban. Esto implica identificar actividades, determinar su secuencia, estimar su duración y asignar los recursos necesarios para garantizar el éxito de cada tarea.
Elaborar presupuestos conforme a los formatos establecidos por tu empresa.
Establecer una matriz de riesgos para identificar posibles obstáculos que puedan afectar el proyecto en tiempo, forma y presupuesto. Clasificar con precisión los riesgos, evaluando su probabilidad e impacto, y diseñar estrategias efectivas de mitigación.
Esta etapa termina en el momento en que se tengan todos los diagramas, presupuestos y objetivos definidos.
3. Ejecución del proyecto:
En esta fase, se realiza la mayor cantidad de trabajo, con los equipos dedicados a completar cada una de las tareas previamente definidas en la planificación.
Durante esta etapa, puedes hacer uso de los siguientes recursos:
Actualización de avances: Utiliza herramientas de seguimiento como reportes, paneles visuales, juntas de avances o daily scrums (según la metodología de gestión de proyectos preferida).
Control de cambios: Presta atención y evalúa las solicitudes de ajustes en tiempo, alcance, recursos o costos por parte del equipo o el cliente final, incorporándolas según sea necesario.
Control de issues y problemas: Registra y aborda de inmediato los incidentes que surgen durante el proyecto para minimizar su impacto en el éxito del mismo.
Estos son solo ejemplos de algunos procedimientos que se pueden ejecutar y supervisar en esta etapa. No obstante, hay diversos procesos que pueden implementarse, dependiendo de la metodología y del nivel de madurez de la PMO en tu organización.
4. Supervisión del proyecto:
Esta fase se centra en el seguimiento del proyecto y en la evaluación del cumplimiento de los plazos y del presupuesto, evitando desviaciones del objetivo principal y actuando de manera adecuada frente a riesgos e incidentes.
Para esta etapa se recomienda:
Fijar días para reuniones recurrentes de revisión de avances, pendientes y problemas del proyecto.
Utilizar un software de seguimiento de proyectos que sirva como fuente única para información del proyecto.
Programar alertas automatizadas para vigilar presupuestos, retrasos y problemas.
5. Cierre del proyecto:
Una vez alcanzado el objetivo, se puede dar por concluido el proyecto. Ten en cuenta que algunos proyectos muestran ventajas de inmediato, mientras que otros pueden revelar resultados más evidentes a mediano o largo plazo. Por ello, se sugiere:
Realizar un análisis retrospectivo con tu equipo para identificar aspectos positivos y áreas de mejora para futuros proyectos.
Elaborar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas.
Almacenar todos los archivos del proyecto en un lugar seguro para un acceso fácil y consulta posterior.
La atención cuidadosa a cada fase del ciclo de vida de un proyecto, respaldada por el uso apropiado de recursos, desempeña un papel fundamental en el éxito del proyecto. La efectividad de la gestión a lo largo de la planificación, ejecución y cierre impacta directamente en los resultados finales. Esperamos que este artículo haya contribuido a aclarar la importancia de cada etapa.
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