La colaboración en el entorno laboral es un elemento clave para garantizar el éxito de todo el equipo de trabajo. Por eso, contar con una plataforma que facilite compartir el trabajo de manera rápida y sencilla resulta imprescindible y necesario.
Sin lugar a dudas, Smartsheet es esa plataforma que te llevará al siguiente nivel de colaboración y garantizará la sintonía en tu trabajo.
En el entorno laboral, es común tener que utilizar diferentes herramientas para comunicarnos con clientes, proveedores y colaboradores. Ya sea por medio de correos electrónicos u otras plataformas, es fácil que nuestra comunicación se vea obstaculizada o dependa de otros factores.
En nuestro artículo de este mes, te presentamos 4 maneras de compartir tus hojas, informes y paneles en Smartsheet, para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
1. Invitar a colaborar en tu hoja/informe/tablero mediante el botón de compartir
Compartir documentos en Smartsheet te facilita la inclusión de nuevos colaboradores en tu hoja, informe o tablero. Estas personas tendrán acceso y podrán ver la información, con permisos que pueden variar desde administrador y editor hasta observador. Es importante tener en cuenta que los colaboradores que agregues de esta manera deben tener una cuenta de Smartsheet para acceder y visualizar la información.
Esta forma de enviar la información es recomendable cuando el objetivo es que tu equipo de trabajo tenga acceso directo a la información y trabaje en el día a día con ella.
2. Publicar tu hoja
En ocasiones, necesitamos que un cliente o un colaborador no tan activo en el equipo pueda acceder a la información de nuestra hoja, pero no necesariamente hacer grandes cambios en ella. La funcionalidad de publicar te permitirá compartir tu hoja en una URL única que se actualiza en tiempo real.
Al publicar tu hoja, puedes restringir el acceso y también elegir si deseas que la información sea editable o exclusivamente de consulta. A diferencia de compartir con el botón verde, esta opción permite enviar información de Smartsheet a personas sin una cuenta en la plataforma.
3. Enviar como adjunto en formato PDF o Excel
Compartir tu información de esta manera es sencillo, simplemente envía un correo electrónico con un archivo adjunto a cualquier persona. Esto funciona sin importar si están en la hoja o tienen una licencia de Smartsheet; recibirán un documento PDF o Excel según tu elección. Además, puedes programar el envío para que sea automático en un horario específico, como cada lunes por la mañana o mensualmente, ¡tú decides lo que mejor te funcione!
Así mismo, también tienes la opción de enviar datos específicos de una fila por correo, lo que te permite compartir información selectiva. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la información compartida de esta manera es estática, lo que significa que cualquier modificación posterior al envío no se verá reflejado en el PDF o Excel enviado.
4. Flujos automatizados
Si necesitas automatizar la comunicación de cambios en tus hojas, programar recordatorios de fechas de inicio, gestionar aprobaciones o solicitar actualizaciones específicas, los flujos de trabajo automatizados son tu solución ideal.
Estos flujos envían notificaciones a tus clientes y/o colaboradores a través de correo electrónico, permitiéndoles aprobar o rechazar consultas y modificar datos seleccionados directamente en el correo. Para aprender más de los flujos automatizados te recomendamos leer nuestro artículo Desencadena la magia y deja que tu trabajo se haga solo, donde podrás entender con mayor detalle cómo funciona esta gran herramienta de Smartsheet.
Ahora que ya conoces las 4 formas de compartir y distribuir tu información de Smartsheet, haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece y elige la que más se ajuste a tus necesidades. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos y colaborar con tu equipo de trabajo con datos actualizados en tiempo real.
En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo colaborar con tu equipo, crear flujos automatizados en tus hojas o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.