Al trabajar en Smartsheet, comúnmente tenemos la información de nuestro trabajo repartida en diferentes hojas o informes. A veces es posible que necesitemos reunir ciertos datos en una hoja específica para tener a la mano información crítica. Sin embargo, conectar la información de bases de datos o distintos procesos puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de datos.
Para realizar esto podemos usar diferentes funcionalidades de Smartsheet como:
Enlaces de celda. Esta funcionalidad permite crear un vínculo directo entre celdas de diferentes hojas. El beneficio es que cuando la información se modifica en las hojas de origen, el enlace se actualiza automáticamente, mostrando siempre el dato más reciente.
Fórmulas de referencias cruzadas entre hojas. En la plataforma se pueden aprovechar funciones de búsqueda como VLOOKUP, INDEX y MATCH para traer datos relevantes de otras hojas. Adicionalmente se pueden usar funciones como SUM, COUNT, AVG, etc. para ejecutar cálculos con la información ubicada en distintos archivos. Los valores calculados también se actualizarán en tiempo real en función de los cambios en la hoja de origen.
DataMesh. El objetivo de esta aplicación de Smartsheet es realizar el mapeo de la información entre múltiples hojas para agregar automáticamente valores correspondientes, crear enlaces de celda o mantener actualizada la información, todo en función de una variable en común.
Todas éstas herramientas cambian fundamentalmente la forma en que puedes manipular los datos en Smartsheet, ya que brindan mayor flexibilidad y capacidad para crear conexiones con toda la información de tu equipo, sin ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas o buscar manualmente la información para copiar y pegar.
Es importante considerar que mientras los enlaces de celda funcionan a nivel individual y se realizan de manera manual seleccionando una celda específica de una hoja de origen, las fórmulas funcionan a nivel de columna. El funcionamiento de fórmulas logra que exista más automatización, aunque su generación requiere de un conocimiento más técnico del uso y de la sintaxis de fórmulas. Cabe destacar, que ambas funcionalidades están disponibles en cualquier plan de licenciamiento de Smartsheet.
Ahora, DataMesh es una aplicación premium de Smartsheet que nos ayuda a dar un siguiente paso, ya que proporciona una función de búsqueda entre hojas e informes más avanzada.
Para utilizar DataMesh debes contar con un plan de licenciamiento que incluya esta aplicación. Además es necesario que seas el propietario o administrador tanto en las hojas de origen como en las de destino.
Con DataMesh puedes:
Consolidar la información de varias hojas al mismo tiempo trayendo automáticamente la información de una hoja específica o, incluso, de un reporte.
Realizar más rápido y fácil el mapeo de la información para múltiples columnas, olvidando la necesidad de uso de fórmulas de VLOOKUP o enlaces manuales.
Definir el valor de búsqueda (variable en común), columnas requeridas, frecuencia de la ejecución y el detalle de la acción.
Sobrescribir o completar datos en una hoja de destino, generando enlaces en tiempo real o copiando los valores existentes de forma automática.
Sincronizar la información entre las hojas de origen y de destino para poder mantenerlas siempre actualizadas.
Evitar sobrepasar la limitante del número de las referencias cruzadas y enlaces en las hojas de Smartsheet.
Obtener un reporte de cada operación que permite identificar rápidamente datos faltantes, duplicados, errores, no coincidencias, etc.
Crear múltiples configuraciones para mapear datos de múltiples fuentes a una sola hoja de destino.
Escenarios donde deberías considerar usar DataMesh:
Si necesitas contar con una manera más simple y rápida de evitar ingreso de datos repetidos y copiado manual.
Cuando tienes una cantidad significativa de enlaces o fórmulas que hacen referencia a otras hojas, y comienzas a notar tiempos de carga más largos que afectan el rendimiento de la plataforma.
Si estás preocupado por llegar a la limitante de la cantidad permitida de referencias y enlaces en la hoja de cálculo.
Cuando deseas obtener la información, buscando los datos correspondientes en varias hojas al mismo tiempo.
En SYSTEC sabemos que tener la información correcta en el momento preciso es fundamental para mejorar y acelerar la toma de decisiones en tu organización y actuar con mayor rapidez. Los enlaces de celdas, el uso de funciones de búsqueda y DataMesh hacen que sea más fácil y rápido conectar tus datos para que puedas enfocarte en la información necesaria para avanzar y acelerar tu trabajo creando una solución funcional y escalable.
Ahora que conoces las diferentes opciones para conectar datos entre varias hojas o informes, puedes organizar tu información de manera mucho más eficiente para ahorrar tiempo y también reducir los errores que pueden surgir al copiar y pegar o importar y exportar datos.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, DataMesh, soporte y consultoría que podemos brindarte.