Imagina tu proyecto como una expedición a una cueva, el presupuesto serían todos los recursos necesarios para completar la aventura, como lámparas, cascos, snacks, cuerdas, etc. Así como necesitas estos suministros para tu expedición, tu proyecto requiere todos los recursos detallados en el presupuesto.
Esta planificación se convierte en una guía esencial para gestionar y utilizar eficientemente los recursos disponibles, asegurando que puedas alcanzar el objetivo de tu proyecto sin contratiempos.
Pero, en términos precisos... ¿Qué es un presupuesto de proyectos?
El presupuesto es un plan que detalla cuánto invertirás, en qué lo harás y cuándo. Responder a estas preguntas te ayudará a evitar el riesgo de quedarte sin recursos o exceder el presupuesto establecido.
En artículos anteriores, se ha revisado cómo elaborar un cronograma, qué otros componentes pueden mejorar la gestión de proyectos y las fases esenciales a seguir. En este último en particular, se mencionó que para concluir la fase de planificación es necesario tener el presupuesto finalizado, junto con los cronogramas y diagramas.
Por ello, a continuación, conocerás los 6 pasos para crear el presupuesto de tu proyecto:
1. Fija los objetivos de tu proyecto
Recuerda que los objetivos representan los resultados que esperas al finalizar el proyecto. Definirlos claramente es el punto de partida ideal, ya que te ayudará a establecer la dirección del proyecto y servirá como guía para trabajar en todos sus componentes.
Para establecerlos, considera usar la metodología SMART, que es una de las más efectivas y sencillas.
2. Determina el alcance de tu proyecto
Los objetivos guiarán el proyecto, pero ¿hasta dónde vas a llegar?, ¿cuándo lo vas a hacer? y ¿qué vas a entregar?... Responder a estas preguntas te ayudará a definir el alcance de tu proyecto.
De igual forma, considera los siguientes puntos:
Evalúa tus recursos disponibles, si ya cuentas con un presupuesto fijo, ajusta los entregables para cumplir con esa suma. O si tienes la flexibilidad de definir el presupuesto después, revisa los recursos y la carga de trabajo de tu equipo para ese momento.
¿Tu proyecto ya tiene una fecha de entrega establecida o aún la estás definiendo? Calcula los tiempos cuidadosamente, ya que un cronograma ajustado puede aumentar el presupuesto, limitando tu capacidad para negociar precios con proveedores o pedir tiempo extra para los colaboradores.
Define los límites reales de tu proyecto para evitar gastos excesivos relacionados con entregables que no estaban contemplados desde el inicio.
3. Crea tu cronograma del proyecto con fases
Establece tu cronograma con fases y dependencias para saber cuándo será necesario gastar. Esto te ayudará a determinar cuánto dinero necesitarás en fechas específicas.
Además, tener todas tus tareas a la vista dará claridad a tus objetivos y al uso del dinero, ayudando a evitar gastos ocultos.
4. Haz los números de tu proyecto
Ya tienes los objetivos, los límites del proyecto y el cronograma, ¿qué falta?...
Enumerar los recursos necesarios para cada fase o tarea del proyecto. Puedes apoyarte en diversas categorías adaptables a cada proyecto.
Aquí tienes una lista de las más comunes:
Miembros del equipo: ¿Quiénes realizarán las tareas? ¿Son todos internos o necesitas contratar a personas externas?
Capacitación: Asegúrate de que todo el personal sepa cómo desarrollar las tareas asignadas. De lo contrario, podrían producirse retrasos que descontrolen el presupuesto.
Equipamiento: Tal vez necesites nuevas herramientas o computadoras para que todo funcione como lo necesitas.
Espacio: Considera dónde trabajará tu equipo y las condiciones del ambiente, como conexiones a internet, escritorios, etc.
Investigaciones: Si necesitas lanzar un producto, reserva fondos para estudios de mercado. Si vas a construir, destina un porcentaje a estudios del terreno.
Servicios profesionales: Contempla si necesitas consultores externos, servicios legales para evitar multas, o especialistas en marketing para campañas de productos.
Viajes: Considera los viáticos de tu equipo si necesitan desplazarse o si el proyecto incluye alguna experiencia en otro lugar.
5. Calcula los montos
El presupuesto es una estimación de costos. Aunque no podemos predecir el futuro, existen diferentes métodos para ayudarte a calcularlo con la mayor precisión posible. Recuerda que no hay una única forma o un método 100% certero para esta estimación.
Calcula y suma el costo de cada elemento individual: Este enfoque funciona mejor cuando tienes toda la información detallada y ya se ha elaborado un cronograma.
Fija un monto para el proyecto: Con este método, comienzas con un monto fijo y lo divides entre todas las tareas de tu cronograma.
Compara presupuestos: Revisa proyectos similares para que puedas tener una referencia de cuánto necesitarás.
Considera diferentes escenarios: Ten en cuenta todos los escenarios posibles, incluyendo el lugar y las condiciones en las que se desarrollará tu proyecto.
6. Considera un fondo de emergencias
Es común que ocurran imprevistos en cualquier proyecto, como incidencias inesperadas, cambios en los horarios o variaciones en el precio de los materiales debido a la situación global. Para estas situaciones, es recomendable reservar entre un 5% y un 10% del presupuesto total como fondo de emergencia. Este fondo te permitirá enfrentar problemas inesperados sin comprometer el éxito del proyecto.
¡Con estos consejos, estás listo para empezar a elaborar el presupuesto de tu proyecto!
Por último, te recomendamos realizar el seguimiento del presupuesto mediante una herramienta tecnológica adecuada. Una plataforma como Smartsheet puede facilitar la gestión y el monitoreo de tus finanzas en tiempo real, asegurándote de que cada gasto esté alineado con tu plan inicial.
Además, la tecnología te permite realizar ajustes rápidos y precisos cuando sea necesario, manteniendo el control total sobre tu proyecto. La visibilidad y transparencia que ofrece esta plataforma no solo mejorarán la eficiencia de tu proyecto, sino que también te proporcionarán datos valiosos para futuras planificaciones.
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