Cuando configuramos nuestros flujos de trabajo en Smartsheet, a menudo surgen dudas sobre qué desencadenador seleccionar. Sabemos que nuestra elección determina si el flujo de trabajo funcionará sin problemas o si fallará, impidiendo que se envíe o suceda lo que deseamos.
La elección del desencadenador es clave para el correcto funcionamiento de nuestros flujos de trabajo. Si lo planteamos bien desde el principio, podemos garantizar que todo se desarrolle según lo planeado.
Antes de tomar esta decisión, es fundamental comprender las diferencias entre las diversas opciones que Smartsheet ofrece para desencadenar nuestros flujos. De esta manera, lograremos que nuestros procesos fluyan correctamente.
Estas son las cuatro opciones que existen dentro de la plataforma:
- Cuando se alcanza una fecha: Esta opción nos permite fijar una recurrencia personalizada, como enviar flujos semanalmente los miércoles o mensualmente el primer lunes. Otro escenario que se puede lograr con este desencadenador es accionar de acuerdo a una fecha existente en nuestra hoja, lo cual es útil para enviar recordatorios o solicitudes dos días antes o un día después de la fecha indicada.
- Cuando se agregan o se actualizan filas: Al planificar nuestro flujo de trabajo, debemos decidir si queremos que la herramienta se active al agregar una nueva fila o al actualizar datos en una fila existente. Sin embargo, en ciertos casos, es necesario que los flujos de trabajo se activen en ambos casos. En estas situaciones, podemos optar por este desencadenador.
Con esta función, evitaremos pasar por alto cualquier nueva información agregada.
Nota: Con este flujo, debemos tener cuidado, ya que cualquier cambio en el campo seleccionado lo activará, incluso si se elimina un valor existente. Por lo tanto, es importante realizar pruebas para garantizar que el flujo configurado funcione según lo esperado.
- Cuando se agregan filas: Este desencadenador en particular nos permite actuar cada vez que se registra una nueva fila en nuestra hoja. Con esta función, evitaremos pasar por alto cualquier nueva información agregada. Si deseas estar alerta ante cada ingreso de datos en tu hoja, puedes programar una notificación para estar al tanto.
- Cuando se modifican filas: Seleccionar este desencadenador nos permite activar automáticamente el flujo de trabajo cuando queremos que un cambio en particular ocurra. Por ejemplo, podemos utilizarlo para recibir alertas sobre retrasos en el proyecto, informar al área correspondiente una vez que se han completado las actividades planificadas o notificar a un colaborador sobre nuevas tareas asignadas a su nombre.
Otro ajuste importante que podemos realizar en un flujo es agregar múltiples desencadenadores. Al igual que con los filtros en los reportes, tenemos la opción de usar "y" u "o". Sin embargo, esta opción no aplica para "Cuando se alcanza una fecha".
Coloca la “y” cuando requieras que forzosamente más de un campo desencadene las acciones en tu flujo.
Selecciona la “o” cuando necesites que cualquiera de los dos campos cambie para que el flujo de trabajo se active.
Antes de comenzar la configuración de tu flujo y del desencadenador, te sugerimos crear un mapa o diagrama de flujo. De esta manera, podrás visualizar claramente los pasos que seguirá, considerando todas las opciones y caminos posibles. Este enfoque te proporcionará una mayor claridad al diseñar tus flujos y planificar los desencadenadores que utilizarás.
Ahora que conoces las diferencias entre los desencadenadores, es hora de ponerlo en práctica y automatizar tu trabajo diario utilizando los flujos de automatización en Smartsheet. ¡Aprovecha esta herramienta para simplificar tus tareas y optimizar tu productividad!
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