¿Alguna vez has sentido que comienzas cada día con un plan para hacer tantas actividades, pero pronto te distraes, te concentras en tareas de baja prioridad y simplemente postergas las cosas? Dado el ritmo de vida actual y los niveles de competitividad existentes, los profesionales están constantemente sometidos a presiones, sobre todo por las metas laborales que deben alcanzar para cumplir tanto sus propias expectativas como las de la empresa. En estas circunstancias, no sorprende que la frustración y la baja productividad en el ámbito laboral sea una problemática cada vez más común.
En este artículo vamos a conocer cuáles son los asesinos de nuestra productividad laboral y cómo hacerles frente con ayuda de Smartsheet.
1. Búsqueda y consolidación de la información.
Una gran parte del día típico de trabajo se dedica a la búsqueda de la información, ya sea de un dato preciso, un archivo necesario o detalles de un mensaje recibido hace días y sepultado en la bandeja de entrada. Y hay que admitir, no todas los intentos terminan con éxito, ¿cuántas veces hemos tenido que hablar de más con alguien o dedicarle tiempo que no tenemos a esa tarea?
Tener una fuente única de datos en la nube se vuelve primordial, permitiendo que el personal de diferentes departamentos, sitios e incluso trabajadores remotos tengan acceso a la misma información. Esto ayuda a conservar la integridad de los datos y minimizar los errores porque todos los empleados pueden consultar y actualizar la información desde cualquier lugar sin importar dónde se encuentren.
Smartsheet, siendo una plataforma de ejecución de trabajo centralizada brinda a los equipos los espacios colaborativos, donde pueden manejar todas los procesos relacionados a sus actividades laborales, e incluso adjuntar correos electrónicos y documentos directamente a las hojas de trabajo. Además, sí cuentas con un plan Enterprise de Smartsheet, puedes aprovechar la herramienta de WorkApps para crear aplicaciones dedicadas con todo lo que tus empleados necesitan para sus actividades y adaptarlas a su rol y función.
2. Llamadas y correos para la validación de avances y pendientes.
Concentrarse en la realización de las actividades diarias productivas puede ser difícil. Uno constantemente viene interrumpido por la cantidad de llamadas y correos a los que debe de contestar. Sin duda alguna, esta situación genera altos niveles de frustración, pero la buena noticia es que ¡se puede evitar!
Primero que nada, mantén a los miembros de tu equipo alineados y responsables mediante una herramienta que permite colaboración en tiempo real. Por ejemplo, en Smartsheet tienes la opción de compartir cualquiera de tus elementos de trabajo, otorgando los permisos requeridos y conversar con los compañeros desde tus hojas de trabajo. Además, no solo puedes colaborar con usuarios con licencia, sino también con vendedores y clientes a través de Dynamic View, compartiendo solamente la información necesaria y protegiendo los datos sensibles.
Por último, en cuestión de minutos puedes poner en funcionamiento flujos de automatización que se encargarán de avisar a cualquier persona que necesite de un cambio de estado, aprobación pendiente o fecha importante.
3. Navegación entre diferentes herramientas de software.
Con la siempre creciente transformación digital, el mercado de las distintas aplicaciones de software es más variado que nunca. Hoy en día hay cientos de opciones para cada caso de uso. Se habla de que un trabajador usa un promedio de 10 aplicaciones diferentes en el lugar de trabajo. No sorprende que esto resulte en los cambios de contexto frecuentes y que mientras más aplicaciones y software usan los trabajadores, más tiempo pasan distraídos o procrastinando.
La respuesta es realizar el trabajo en contexto familiar sin cambiar de una aplicación a otra, eligiendo una herramienta como Smartsheet, que es flexible y adaptable al trabajo de diferentes áreas y sectores organizacionales. Otro punto muy importante a considerar es la posibilidad de integración con tus herramientas más utilizadas. Por ejemplo, ¿sabías que puedes generar tareas en Smartsheet automáticamente al recibir un correo en Outlook o Gmail? Efectivamente, Smartsheet cuenta con una gran cantidad de integraciones disponibles con los servicios más comunes, pero si no encuentras la que necesites, puedes utilizar la plataforma de Bridge para automatizar tareas entre Smartsheet y otras aplicaciones sin programación.
4. Generación de documentos físicos para fines burocráticos.
El conocimiento y la información están cada vez más dispersos en el lugar de trabajo: ya sea en los canales de Slack, en las carpetas de Drive, correos electrónicos, las intranets corporativas y, sí, aún en los archivadores. Incluso hoy en día, los documentos físicos desempeñan un papel fundamental en la formalización y finalización de los procesos empresariales. Cuando estamos por cerrar una venta, contratar un empleado, renovar un contrato o muchas situaciones más, necesitamos que esa documentación esté completa y firmada.
Muchas veces la preparación de estos documentos es propensa a errores y puede alentar fácilmente nuestro proceso, particularmente a medida que la cantidad de documentos aumenta. Es por eso que Smartsheet cuenta con una herramienta de generador de documentos PDF, que llena la plantilla de un documento de manera automática con datos de la fila; y una integración con DocuSign, que crea un sobre personalizado para cada renglón y lo envía a los destinatarios del proceso de firma electrónica. Además, la plataforma nos brinda un flujo de automatización para que los documentos se generen inmediatamente sin ningún involucramiento manual.
5. Preparación y asistencia a las reuniones internas.
Definitivamente hay reuniones de trabajo importantes y luego hay otras que son tortuosamente largas y poco productivas. Entre ellas, las juntas internas de seguimiento, un tipo de reunión de oficina bastante común en la que se realiza poco trabajo real. Además, al tiempo que se desperdicia en las reuniones de este tipo, también tenemos que agregarle el tiempo de su preparación, ya que muy a menudo se requiere una presentación de diapositivas para resaltar los puntos clave y mostrar los últimos avances y resultados.
Para recuperar incontables horas de trabajo puedes preparar en Smartsheet informes y tableros de control de autoconsumo con la información clave y KPI críticos. Una vez creado tu tablero de control con los indicadores de negocio, gráficos e informes integrados, puedes compartirlo con cualquier persona para que revise la información en tiempo real en el momento que lo requiera. Eso, sin duda alguna, ayuda a reducir el tiempo de preparación a las juntas o incluso eliminarlas, mientras se impulsa la mejor toma de decisiones estratégicas.
De acuerdo a las estadísticas de Smartsheet, el 96% de sus usuarios notan un ahorro de tiempo para que puedan enfocarse en trabajos más productivos. Este ahorro es de 1 a 5 horas semanales que pueden ser clave para aprovechar al máximo nuestro tiempo, lograr las metas establecidas, pero también para cuidar nuestra salud física y mental. Te invitamos a analizar ¿cuánto tiempo pasas enviando correos electrónicos, llamando o chateando con tus clientes, empleados y compañeros de trabajo? o ¿cuántos pasos administrativos manejas a diario que podrían automatizarse?.
Aprovecha las funcionalidades que nos brinda Smartsheet, para alcanzar todo lo que te propongas en tu día laboral.
Si tienes dudas, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.