Una de las principales ventajas de Smartsheet y un punto diferenciador que lo distingue de otros sistemas y aplicativos, es que es una herramienta intuitiva, flexible y fácil de adaptar. Sin embargo, cuando se empieza a estudiar y usar algo nuevo es común que se tengan dudas y errores debido a la falta de información y experiencia. Y Smartsheet no es una excepción. En este artículo vamos a revisar algunos de los errores más comunes, así como recomendaciones para mejorar la práctica de manera que sea de ayuda para las personas que están empezando a aprovechar Smartsheet.
No seleccionar correctamente la zona horaria y el idioma
La mayoría de los usuarios que empiezan a utilizar Smartsheet se olvidan de ajustar la zona horaria y el idioma de su cuenta. Aunque puede parecer un detalle poco significativo, las siguientes razones ejemplifican por qué es importante realizar la corrección:
En Smartsheet el idioma preestablecido por defecto es Inglés. Se recomienda siempre realizar el cambio de idioma al de tu preferencia ya que la configuración de tus preferencias regionales determina el formato de fecha predeterminado; por ejemplo: mm / dd / aa o dd / mm / aa, el formato numérico predeterminado y los formatos de moneda. Adicionalmente el usar la herramienta y todas sus características en tu idioma puede ser mucho más sencillo.
Por otro lado, la zona horaria seleccionada garantiza que las marcas de tiempo, los correos electrónicos programados y otras acciones basadas en la hora reflejen tu zona horaria. De no ajustar la zona horaria se genera un desfase entre Smartsheet y tus horarios programados de trabajo. Al crear un flujo de trabajo automatizado como alertas, recordatorios, solicitudes de aprobación, etc., la zona horaria del propietario de la hoja es el desencadenador que siempre se toma como referencia.
El ajuste de zona horaria e idioma se puede realizar accediendo desde Smartsheet al Menú de Cuenta seguido de Configuración Personal y seleccionar la opción Configuraciones.
Escribir nombres de personas en columnas tipo texto en lugar de tipo lista de contactos
En lugar de capturar constantemente el nombre de cada persona en una columna de tipo texto lo ideal es crear una lista de contactos de personas tanto internos en tu organización como las personas externas con las que te gustaría colaborar. De hecho, es posible realizar la importación de todos tus contactos desde otras aplicaciones y correo electrónico o añadirlos de forma individual. Una vez creado tu directorio de contactos puedes sacarle el mayor provecho a la columna de tipo lista de contactos en tu hoja, la cual asocia automáticamente el nombre de colaborador con su correo y nos facilita la asignación de tareas, envío de correos electrónicos, notificaciones y recordatorios automatizados. Además, sirve para generar informes que muestren una lista de tareas asignadas a uno o más miembros del equipo, y ayuda a compartir hojas con clientes, colegas y colaboradores requeridos.
Calcular los datos estadísticos en la misma hoja donde está la información
Realizar cálculos y métricas de un proceso o proyecto en la misma hoja de origen puede generar desorden, problemas con flujos de automatización y confusión general. Mediante el Resumen de Hoja se pueden obtener datos clave de la hoja así como proporcionar detalles adicionales acerca del proceso. Esta opción es práctica, sin embargo, no la más eficiente.
Por varias razones recomendamos crear una hoja de métricas independiente, en lugar de utilizar la hoja de nuestra operación o su resumen. En primer lugar así mantenemos nuestras hojas fuente con información limpia y no estamos saturando vistas. La segunda razón es para tener los datos de métricas más ordenados y consolidados, lo cual resulta específicamente útil para futuras referencias o durante la creación del tablero con gráficos.
La hoja de métricas tú la creas según tus necesidades y esta te ayuda a:
Calcular información clave basada en datos de una o varias hojas de origen.
Crear cálculos complejos con el uso de distintas fórmulas.
Adaptar las métricas específicas para tu equipo.
Proporcionar una fuente de datos para gráficos e informes.
No utilizar las plantillas pre-establecidas de Smartsheet
Muy a menudo no se tiene clara la idea de cómo empezar a trabajar desde cero en la plataforma. Para estas ocasiones Smartsheet nos brinda el apoyo del Centro de Soluciones, en donde encontrarás una basta biblioteca de diferentes plantillas de hojas prediseñadas que están divididas por categorías de trabajo. Aquí podrás buscar entre una gran variedad de soluciones. Al encontrar una plantilla que te interesa, da clic sobre ella para obtener una vista previa y descripción más detallada. Si quieres usarla, ésta se guarda en tu cuenta para que puedas acceder a ella en cualquier momento y personalizarla según tus necesidades de manera sencilla.
Recuerda que las plantillas de Smartsheet son soluciones gratuitas que incluyen hojas, informes y tableros de control diseñados para ayudarte a adaptarse más fácilmente al uso de la plataforma. Comenzar a partir de un conjunto de plantillas es una excelente manera de ahorrar tiempo y utilizar las mejores prácticas para acelerar tu aprendizaje.
Aprender a usar un software desde cero suele ser complicado y se cometen errores. Esto es normal; solo recuerda aprender de ellos. Smartsheet, al ser una herramienta versátil y sencilla de usar, permite alcanzar un conocimiento amplio de sus funciones y manejo en poco tiempo. Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para mejorar tus habilidades y prácticas en Smartsheet.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.
