Con el paso de los años, es cada vez menos común encontrar personas que no utilicen herramientas digitales para administrar sus negocios y empresas. Actualmente, la diferencia se encuentra en el tipo de aplicaciones que se utilizan y en la forma en que se implementan en los diferentes procesos. La verdadera novedad no son tanto las herramientas en sí, sino más bien las formas en que se emplean para abordar los problemas.
Un tema muy relevante en este contexto, es el de la transformación digital.
Pero, ¿qué es?
Se define como el proceso de incorporar tecnologías digitales en las diferentes operaciones de una empresa, con el objetivo de aumentar su crecimiento y el alcance de sus clientes.
La adopción de diferentes técnicas de transformación, ha permitido que empresas pequeñas y con pocos empleados se desarrollen en tiempos récord y alcancen posiciones clave. En la actualidad, el uso efectivo de estas herramientas permite que cualquier empresa compita al nivel de los gigantes del mercado, que anteriormente se consideraban inalcanzables
En SYSTEC Consulting, llevamos años ayudando a las empresas a evolucionar la manera en que gestionan sus proyectos, operaciones, campañas y otras actividades estratégicas. Lo anterior, gracias a nuestra experiencia en transformación digital y, por supuesto, al uso de una de nuestras herramientas preferidas: Smartsheet.
En 2024, no es de sorprenderse que Smartsheet haya sido ampliamente reconocido en varias clasificaciones del G2, destacándose como el segundo mejor producto de software y el primero para la gestión de proyectos. Cada una de sus funciones está diseñada para satisfacer necesidades específicas de las empresas que buscan lograr una exitosa transformación digital.
Algunos de sus beneficios clave son:
- Fomentar la agilidad: logra mayor flexibilidad para aceptar e incorporar cambios. Transforma los procesos adaptando algunas fórmulas, funciones y creando algunos elementos, todo esto con la ventaja de no tener que perder toda la documentación histórica y de poder incorporarla al nuevo entorno.
- Economizar recursos: el uso de documentos digitales elimina la necesidad de papel y ahorra tiempo. Además, facilita el trabajo remoto, mejora la calidad de vida de los colaboradores y permite la integración de talento diverso sin limitaciones geográficas.
- Mejorar la experiencia de los involucrados: a veces los cambios más pequeños pueden tener el impacto más grande. Presentar información a través de tableros atractivos y con información clave y, además, actualizada, mejora la experiencia de diferentes involucrados, particularmente de clientes y ejecutivos.
- Aumentar productividad, reducir errores: delega tareas críticas a un software y limita y controla los errores humanos. Los flujos de automatización, formularios y funciones reducen las acciones repetitivas, permitiendo que las personas se centren en actividades más productivas.
- Incrementar la seguridad de la información: tener múltiples fuentes de datos, repositorios de archivos y canales de comunicación puede dificultar la protección de la información. Centralizar estas áreas brinda mayor control, disponibilidad y gestión de la información que se comparte con los colaboradores.
- Implementar la escalabilidad: al recibir beneficios y tener control sobre los diferentes procesos y actividades, el crecimiento de la empresa no solo será viable, sino que será deseable. Basta con crear hojas y tableros, para incorporar cada vez más productos, departamentos, servicios y proyectos a la arquitectura digital.
- Fomentar la innovación: al disponer de herramientas, es natural adoptar nuevas metodologías y estrategias. Esto no solo simplifica el trabajo, sino que también permite la evolución y la adopción de nuevas ideas, fortaleciendo el negocio y diferenciándolo de los competidores.
Lo maravilloso de la transformación digital es que su implementación puede ser muy sencilla cuando se tiene el entorno correcto. Primero, es crucial tener una estrategia clara o una problemática específica que se desee abordar en la empresa. Luego, buscar la asesoría de expertos es fundamental, ya que subestimar el proceso de adopción puede limitar su impacto positivo y ser interpretado como un fracaso.
Lo siguiente será elegir las herramientas a utilizar. Según la complejidad de la implementación, una o más herramientas distintas serán necesarias para construir una solución completa. Si bien, muchas empresas tienen preferencias, escuchar a los expertos siempre será la mejor idea, pues tendrán una visión más amplia y efectiva de tus necesidades.
Finalmente, las sesiones de consulta, retroalimentación e implementación con los expertos son esenciales para construir una solución. Este proceso puede tomar la forma de un proyecto con fechas límite o estructurarse a lo largo del tiempo a través de reuniones recurrentes, ambas formas son viables y es importante saber cuál se adapta mejor a ti.
Recuerda, toda transición involucra un proceso que tomará tiempo y presentará obstáculos. El éxito de la transformación digital dependerá en gran medida de la perseverancia y la flexibilidad, por lo que en lugar de sentirte derrotado al encontrar un problema, colabora para encontrar soluciones y aprende de los errores.
Algunos consejos para anticipar y mitigar problemáticas comunes durante este proceso son:
Reconoce los errores: No te des por vencido, ni los veas como una señal de que las herramientas digitales no son útiles, sino como oportunidades para comprender mejor las necesidades. La transformación digital debe abrazar la cultura de adaptabilidad, cambio y mejora continua.
No usar por usar: Evita adoptar herramientas digitales por seguir una tendencia tecnológica. Muchas personas han tenido malas experiencias al implementarlas sin un objetivo claro o sin la ayuda de expertos.
Sé parte activa del cambio: Usa y promueve las nuevas herramientas en tu empresa, mostrando sus beneficios entre tus colaboradores. Esto te ayudará a ganar aliados en tu campaña de transformación digital, lo que tendrá un impacto significativo.
Adoptar esta cultura, no solo te mantendrá relevante en el mercado actual, también te dará el impulso que necesitas para evolucionar tu caso de negocio y te protegerá de tus competidores. Y recuerda no hacer esto solo, habla a los expertos en la materia para alcanzar el máximo beneficio.
Si estás interesado en la materia, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para guiarte durante esta increíble etapa de crecimiento y desarrollo al implementar Smartsheet para gestionar tus procesos.