¿Estás controlando tu proyecto o el proyecto te está controlando a ti?
Un proyecto cuenta con demasiados elementos que cambian constantemente, si no contamos con información que nos indique el estado del proyecto clara y oportunamente el proyecto está fuera de control.
Dar seguimiento a indicadores clave de rendimiento (KPIs) es crítico durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin ellos, es difícil ver si estamos logrando los objetivos establecidos.
Existen cuatro categorías de KPIs que deben contestar a las siguientes preguntas:
Oportunidad: ¿Qué desviaciones en tiempo se han presentado hasta el momento? ¿Cuál es la fecha estimada de terminación más realista?
Presupuesto: ¿Vamos a lograr mantenernos por debajo del presupuesto establecido o estamos excediendo los costos?
Calidad: ¿Los entregables del proyecto están cumpliendo con los requerimientos y especificaciones establecidos? ¿Qué tan satisfecho está nuestro cliente con los entregables hasta el momento?
Efectividad: ¿Se están invirtiendo el tiempo y el dinero adecuadamente, o podemos gestionar el proyecto con mayor efectividad?
Existen muchos ejemplos de KPIs obvios para cada una de estas categorías, aquí te presentamos algunos no tan obvios:
Oportunidad - Número de ajustes realizados al plan de trabajo. ¿Cuántas veces hemos cambiado la fecha de terminación del proyecto? Las implicaciones del resultado de este KPI vienen desde la aprobación y planeación original del proyecto.
Presupuesto - Número de líneas en el presupuesto. ¿El grado de detalle que tiene el presupuesto es el adecuado? Debe existir un balance entre contar con un presupuesto demasiado general versus un presupuesto con demasiado detalle.
Calidad - Número de errores cometidos: ¿Cuántas veces hemos tenido que repetir el trabajo durante el proyecto? Independientemente del impacto en tiempo y costo este indicador también tiene un impacto sobre nuestra credibilidad.
Efectividad - Porcentaje de tiempo facturable versus no facturable: ¿Cuánto de nuestro tiempo invertido en el proyecto es facturable al cliente? Es importante contar con mecanismos de rastreo que nos permitan identificar el tiempo que nuestro equipo invierte en acciones no facturables.
Nuestros KPIs deben ser acordados por todos los participantes antes de iniciar el proyecto y deben cumplir con las características que se muestran en este artículo.
Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie:
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