En un mundo en constante cambio, resulta indispensable ir adaptando la tecnología en nuestra organización.
Uno de los retos que enfrentan las empresas en la actualidad es la correcta gestión del personal, esto con el fin de evitar sobreasignaciones o espacios muertos de trabajo que impacten en el desarrollo de nuestros proyectos.
Bajo esta premisa, Resource Management de Smartsheet busca resolver este tipo de escenarios comúnmente presentes en las organizaciones.
Resource Management es una plataforma de Smartsheet enfocada en la planificación de la cartera de proyectos y recursos que te permitirá obtener visibilidad de tu equipo de trabajo. Con Resource Management podrás tomar decisiones correctas acerca de las asignaciones de tareas, contratación de personal, desarrollo profesional de tu equipo, planificación de capacidad para futuros proyectos, etc.
El seguimiento oportuno a la asignación y el uso de recursos es sumamente importante para que puedas tener bajo control la carga de trabajo de los miembros de tu organización y controlarla de una forma fácil e intuitiva.
Resource Management nos va a brindar diferentes vistas que conoceremos a continuación:
1. Vista de carga de trabajo
En esta vista podrás observar el porcentaje de disponibilidad y de carga de trabajo de cada miembro de tu equipo, tanto en las semanas actuales como en las próximas. Lo cual te posibilitará reconocer rápidamente algún tipo de exceso de tareas o tiempo disponible dentro de tu equipo.
Esta vista nos da la visualización a alto nivel de sobrecarga (la barra en color rojo), ocupación completa (barra de color gris oscuro) y ocupación parcial (barra de color gris).
Por si solo quieres enfocarte en algún equipo o miembros de tu organización específicos, ¡no te preocupes!, puedes filtrar esta vista de acuerdo con diferentes criterios.
2. Vista de detalle de las asignaciones
Con esta vista observarás los detalles de las asignaciones de los miembros de tu equipo, su periodo de vacaciones, o alguna otra actividad en donde estén involucrados.
También desde esta vista podrás asignar nuevos proyectos o actividades y consultar rápidamente el perfil de cada miembro, de manera que puedas reasignar alguna tarea para resolver conflictos de personal, así como tomar alguna decisión importante del proyecto.
Cabe destacar, que esta vista nos permite variar entre la visualización del esfuerzo en porcentaje, horas dedicadas al día, u horas totales para todo el periodo de la duración de la actividad. Así como en la vista pasada, puedes filtrar esta visualización para enfocarte en un equipo a tu cargo o compañeros específicos.
3. Vista de capacidad de los equipos
Esta nueva vista te permitirá monitorear instantáneamente la capacidad y carga de trabajo en todos tus equipos, de manera que puedas planificar y administrar mejor a tu personal.
Logra detectar cuáles equipos tienen mayor disponibilidad, quiénes están operando por encima de su límite de capacidad y qué equipos necesitan apoyo extra. Contar con esta perspectiva te ayudará a tomar decisiones mejor informadas y así garantizar una calidad estándar en el trabajo realizado.
Como hemos visto, Resource Management de Smartsheet no solo te permite conocer mejor tu organización, sino también la empodera. Esta plataforma te brindará datos clave, con los cuales podrás tomar mejores decisiones respecto a la generación de nuevos proyectos, contratación de personal y rendimiento de tu equipo.
Y la mejor noticia… si eres usuario de Smartsheet podrás sincronizar ambas plataformas, de manera que la información de Smartsheet y Resource Management alimente ambas plataformas.
En SYSTEC somos especialistas en aplicaciones tecnológicas que te permiten llevar más lejos el funcionamiento de tu organización. Si buscas más información acerca de Resource Management o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.