Hay personas que dicen que la clave de su éxito es la rutina, levantarse a cierta hora de la mañana, comer ciertos alimentos, hacer ejercicio, bañarse, meditar, cuidar tu piel, hacer un lunch, arreglarse e irse al trabajo. Muchos aseguran que al tener una rutina establecida con una secuencia y frecuencia de actividades, el día les rinde más, como si tuvieran más horas para lograr los objetivos en tiempo y forma.
Bueno, pues en la gestión de proyectos existen herramientas que nos ayudan a verificar que nuestra secuencia de actividades no presente ningún retraso y el tenerlas dentro de nuestro diagrama de Gantt hará que estemos pendientes de aquellas actividades que puedan afectar en la duración de nuestro proyecto.
En Smartsheet existen tres tipos de rutas que serán nuestras aliadas para detectar las dependencias en nuestras tareas y calcular la duración de cada una. Vamos a conocerlas más de cerca, para identificar la diferencia entre ellas y aprovechar su uso en la plataforma:
Ruta crítica del proyecto
Comencemos con la ya conocida ruta crítica del proyecto, se refiere a la secuencia más larga de actividades que deben finalizar puntualmente para completar exitosamente el proyecto en su totalidad. Cabe destacar que cualquier retraso en las tareas críticas provocará un retraso en el cronograma del resto del proyecto.
Esta ruta crítica del proyecto se puede habilitar en Smartsheet, usando la vista de Gantt en donde podrás realizar más configuraciones de tu proyecto. Una vez en la vista de Gantt selecciona el siguiente icono:
Inmediatamente verás reflejada en tu diagrama de Gantt la ruta crítica activada con un color rojo. Estas serán todas las actividades que deberemos mantener en tiempo para no causar retrasos.
Recuerda que también existe la función de ISCRITICAL que se usa en una columna de casilla de verificación para que puedas tener estas tareas identificadas en cualquier vista que uses en Smartsheet.
Ruta de resumen
La ruta de resumen te muestra cuáles son las subtareas que afectan la fecha de finalización de una fila resumen (padre) en particular, que puede ser un grupo de actividades, una etapa o fase del proyecto.
Esta ruta de resumen es una variante de la ruta crítica del proyecto, ya que solo te mostrará aquella parte de la ruta crítica, que afecta una fase de tu proyecto en particular, analizando todas las tareas secundarias en la jerarquía.
Para mostrar la ruta de resumen, una vez abierta la vista de Gantt en tu hoja, deberás seleccionar una barra de fase y darle clic derecho. Se desplegaran las siguientes opciones:
Al seleccionar la opción de mostrar ruta de resumen se resaltarán en naranja las tareas que afectan directamente la duración de esta fase.
Rutas de predecesoras
Por último existen rutas de actividades, estas se basan en relaciones de predecesoras. Puedes activarla para identificar rápidamente tareas que interfieran en la fecha de inicio de una tarea vital de tu plan de trabajo.
Para habilitarla debes estar en la vista de Gantt y dar clic sobre cualquiera de las barras de tareas, en donde se desplegará el siguiente menú:
Al seleccionar la opción de mostrar ruta, en tu gráfico de Gantt verás en color morado todas las predecesoras de la tarea indicada.
Con estas tres rutas podrás gestionar tu proyecto con solo observar tu vista de Gantt, ya que tendrás toda la información de tus tareas clave disponible y a la mano. Las rutas harán más sencilla tu gestión de proyectos al mostrar las dependencias establecidas, resaltar las tareas que no pueden retrasarse, o identificar cuales puedes presentar un atraso sin afectar las fechas de inicio de una fase o de otra tarea en cuestión.
Si quieres obtener más información sobre cómo usar las rutas clave en Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.