Toda experiencia, positiva o negativa, es una oportunidad para aprender y crecer. A menudo, reflexionamos sobre lo que podríamos haber hecho diferente y cómo nuestras decisiones impactan en los resultados. Estas lecciones nos ayudan a evolucionar y a tomar mejores decisiones en el futuro.
Definitivamente en nuestros proyectos también es fundamental dedicar tiempo a analizar y evaluar estos aprendizajes, incorporando las “lecciones aprendidas”.
Las lecciones aprendidas en la gestión de proyecto se refieren a las experiencias adquiridas al participar en la realización de un proyecto, las cuales pueden ser fundamentales para identificar áreas de mejora y replicar los éxitos en un nuevo proyecto mientras se recopilan nuevos descubrimientos durante y después de su culminación. Porque aunque es crucial recopilar las lecciones aprendidas al finalizar un proyecto, también puede ser beneficioso recopilar comentarios durante el desarrollo del mismo.
El propósito de documentar y aplicar las lecciones aprendidas es fomentar la mejora continua de las prácticas empresariales para proyectos futuros. El objetivo es cultivar un equipo que aprenda de sus errores, y mejorar sus éxitos.
Cabe destacar, que siempre que puedas busca comentarios de todo tu equipo, ya que tu visión puede ser una, pero ellos pueden tener una completamente diferente. Las distintas perspectivas enriquecen nuestras experiencias y el saber que hay más de un punto de vista o de una forma de solucionar una cuestión, nos hará desarrollar aún más nuestras habilidades de gestión de proyectos.
El Project Management Institute (PMI) describe su proceso de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos en cinco pasos. Aquí te explicamos cuales son:
Identificación: Se deben identificar los elementos de los cuales se puede aprender. Esto debe contemplar tanto áreas de mejora como destacar los aspectos en los que el equipo ha tenido éxito. Considera lo siguiente:
Al terminar el proyecto o una fase significativa, puedes enviar una encuesta a todos los integrantes del equipo para recibir comentarios relevantes mientras todos aún tienen la experiencia fresca. Recopilar toda esa información te dará una visión de las observaciones y aprendizajes de todos los involucrados al finalizar estas etapas.
Programa una reunión en donde todo tu equipo pueda estar presente. Te recomendamos que el moderador de esta reunión no sea el líder del proyecto, ya que así generarás más confianza con tu equipo. Recuerda siempre dar un contexto del porque están en esta reunión y recordar los objetivos del proyecto para que todo el equipo esté alineado.
Deja un espacio largo para una sesión de lluvia de ideas, así pueden ampliar al máximo los conocimientos adquiridos con estas experiencias. En esta sesión, responderemos tres preguntas clave: ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no salió como esperábamos? ¿Cómo podemos mejorar?
Documentación: Se documentan y se elabora una lista de las lecciones aprendidas, lo cual debe ser un esfuerzo colectivo que incluya las opiniones de todos los integrantes del equipo.
Análisis: Se analizan las lecciones aprendidas, se elabora un informe y este se comparte con los miembros del equipo y otras partes pertinentes. En ocasiones, puede ser necesario crear múltiples informes adaptados a las diferentes audiencias.
Almacenamiento: Organiza y guarda estos informes en una ubicación accesible para todas las partes interesadas, comúnmente en una unidad de almacenamiento o en la nube. Recuerda que el punto de tener una gestión de lecciones aprendidas es que todo el mundo pueda acudir a ellas como referencia para lograr una mejora continua.
Recuperación: Si estás trabajando en un proyecto similar, busca un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para prevenir la repetición de errores. Estos informes deben ser compartidos en una fuente centralizada de información, a la que todos los gerentes de proyectos puedan acceder antes de iniciar el proceso de planificación.
Como vemos, la integración del análisis de las lecciones aprendidas te permitirá realizar un seguimiento detallado de tus proyectos, identificar patrones, aprender de tus errores y optimizar tus procesos. Además de identificar áreas de mejora y tomar decisiones más acertadas en el futuro.
Adicional a eso, aprovechar las experiencias de proyectos pasados de nuestros compañeros mejorará el trabajo en equipo a futuro y eso siempre nos permitirá comenzar un nuevo proyecto con una visión más amplia y con un equipo mejor preparado para que desde el día 0 todos sepan qué hacer, cómo hacerlo y cuándo accionar.
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