Smartsheet es una plataforma muy dinámica y fácil de manipular. El aprender Smartsheet es sencillo y tiene múltiples beneficios para la organización ya sea para manejo de proyectos, recursos humanos y un sinfín de diferentes áreas empresariales. No obstante, hay varias aplicaciones de uso que salen de lo convencional y que siguen siendo de mucha ayuda para la compañía, entre ellas la comunicación, que es fundamental para el buen funcionamiento de una organización corporativa.
A partir de una buena comunicación, se puede llegar a tener un nivel de cultura empresarial la cual ayudará al equipo a sentirse incluido y perteneciente a una organización que aprecia su trabajo. Desde avisos por parte del departamento de RRHH, hasta una alarma de recordatorio para una fecha importante, la comunicación es un proceso que con Smartsheet puede ser sencilla de ejecutar. En este artículo les daremos tips de cómo implementar una comunicación corporativa eficiente con Smartsheet.
1. Automatización de flujos para alertas de trabajo
A través de la plataforma, podemos automatizar las alertas hacia nuestros colaboradores aún y si no tienen una licencia de Smartsheet, para así, lograr tener una comunicación eficiente con las personas encargadas de cada paso del proceso.
Para lograr esto, tendrás que generar un nuevo flujo de trabajo haciendo click en la parte superior de la pantalla de la hoja en el botón llamado “Automatización” y seleccionado la opción de nuevo flujo en el pequeño menú desplegado. Estos flujos serán variados, dependiendo de los requerimientos que necesites. Dentro de ellos se encuentra uno llamado “Alerta a alguien cuando se cumplen los criterios especificados”, que te ayudará a notificar a cualquier colaborador al momento de que se cumpla alguna especificación que hayas puesto en el flujo.
Además de mandar alertas, también podrás generar recordatorios para eventos importantes, solicitudes de cambio de información o solicitudes de aprobación. Para todos estos flujos automatizados existe una gran variedad de distintas aplicaciones en cualquier tipo de proceso o área organizacional y los beneficios de su uso son innumerables: agilización de pasos del proceso, ahorro de tiempo, y disminución del número de tareas monótonas y repetitivas. Sin embargo, el beneficio principal es que nos ayudan a mantener a todos informados del progreso y cada pendiente para que el trabajo sea procesado de manera más rápida y eficiente.
2. Comentarios, menciones e hilos de conversación
Otra de las formas de comunicación es la plática a través de los mensajes en cada una de las entradas en la hoja. Aquí encontrarás un ícono de mensaje, donde podrás conversar y dejar opiniones, comentarios y peticiones a los colaboradores. Dentro de este lugar podrás mencionar a cualquier persona que tenga acceso a la hoja y este recibirá una notificación vía correo electrónico para así poder atender asuntos de manera urgente, o corregir algún dato que esté mal.
También se podrán poner mensajes que lleven a una conversación entre las personas, creando así un hilo el cual será activo entre las personas mencionadas en el mensaje. Cabe destacar que en esta sección también es posible agregar archivos adjuntos para apoyar con lo necesitado.
3. Tablero empresarial
La comunicación con Smartsheet no es solamente para notificaciones de labores, sino también para cultura, anuncios, y diversos temas pertenecientes a la corporación, siendo ajenos al tema laboral.
Un claro ejemplo de esto es un tablero de la empresa que puede funcionar como “Homepage” para estar enterado de los avisos corporativos, los eventos próximos a venir, el cumpleaños de algún compañero, un sinfín de oportunidades. Además, gracias a Smartsheet es posible agregar múltiples enlaces que podrán llevar a solicitudes de vacaciones, pago a proveedores y demás hipervínculos que serán de utilidad. Recuerda que los tableros de Smartsheet son totalmente personalizables a la información que deseas mostrar y al estilo de su marca corporativa.
Como se puede observar, Smartsheet es una plataforma versátil y dinámica que te permitirá adaptarla a cualquier necesidad de negocio que tengas. Siguiendo alguno de los ejemplos mencionados anteriormente y practicando los flujos de trabajo, seguro que muy pronto podrás crear rápidamente un canal de comunicación eficiente en Smartsheet.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.