Una de las funciones más importantes (y desafiantes) de Smartsheet, es su capacidad para buscar información en diferentes hojas y centralizarla en una sola, lo que nos permite conectar múltiples elementos independientes. Esta funcionalidad nos brinda la posibilidad de diseñar sistemas de gestión de información complejos de manera sencilla y eficiente.
Cuando necesitamos extraer datos específicos de una hoja de Smartsheet, es común utilizar la fórmula VLOOKUP. Esta fórmula es fácil de entender, ya que solo requiere tres campos obligatorios: el valor que se desea buscar, el rango de celdas que se evaluarán y la columna de la que se desea extraer la información. Además, cuenta con un cuarto campo opcional que permite decidir si se desea una coincidencia exacta o aproximada de la búsqueda.
Veamos este caso: Imaginemos que tenemos una base de datos de los medicamentos disponibles en el almacén de una farmacia pequeña. Digamos que el encargado quiere consultar la disponibilidad y el precio de cierto medicamento en su hoja de pedidos; con el uso de VLOOKUP podrá simplemente ingresar el nombre del medicamento para obtener los datos requeridos.
Es importante destacar que es recomendable mantener el tipo de coincidencia en "verdadero" (true), ya que de esta manera se realizará una búsqueda inteligente que reconocerá el nombre del medicamento, incluso si no se ha escrito de forma exacta. En caso de establecer la opción en "falso" (false), el valor ingresado deberá ser idéntico para evitar posibles errores.
Hasta ahora todo muy bien, ¿cierto?, parecería que esto es todo lo que se necesita para tener una perfecta comunicación entre nuestras hojas de Smartsheet; ¿pero qué sucede cuando hacemos modificaciones en nuestra hoja de almacén? Los cambios más pequeños, pueden resultar desastrosos al momento de aplicar VLOOKUP y solucionarlos puede no ser tan sencillo conforme el número de búsquedas se incrementa.
Por ejemplo, en este caso, al supervisor del almacén, le es más útil dejar la clasificación del medicamento hasta el final de la hoja:
Veamos el efecto que tiene este insignificante cambio en nuestras celdas que utilizan VLOOKUP.
Todas esas celdas arrojan ahora un error. Esto se debe a la manera en que VLOOKUP analiza los datos, la función necesita que el orden sea siempre igual, lo que le resta mucha flexibilidad y fomenta los errores.
Tenemos a nuestra disposición una maravillosa alternativa para evitar este tipo de problemas: la combinación de las funciones INDEX y MATCH.
Este dúo dinámico nos permitirá superar las limitaciones de VLOOKUP y, al mismo tiempo, agilizar nuestro trabajo, incluso al analizar grandes cantidades de información. Aunque VLOOKUP es relativamente más sencillo de usar, una vez que domines la combinación INDEX-MATCH, se convertirá en tu opción preferida.
La magia de INDEX/MATCH radica en que la búsqueda y extracción de valores se realizan por separado en dos funciones distintas, a diferencia de VLOOKUP que combina ambas en una sola fórmula.
Con MATCH tenemos el control para especificar la columna en la que deseamos buscar un valor, mientras que INDEX nos permite extraer el valor de la fila encontrada por la función MATCH. Esta flexibilidad y separación de funciones es lo que hace que INDEX/MATCH sea una combinación poderosa y versátil.
Como las filas y columnas están ligadas a los valores que nos interesan, ya no importará si las cambiamos de lugar, y como nuestra búsqueda únicamente es para determinar el valor de fila que se le indicará a INDEX, el proceso se hace muchísimo más rápido que con VLOOKUP.
INDEX/MATCH es, sin duda, una alternativa más eficiente, segura y flexible en comparación con VLOOKUP. Si bien puede requerir un poco más de práctica y comprensión inicial, una vez que te familiarices con su funcionamiento, te darás cuenta de su poder y eficiencia. Te permitirá hacer búsquedas y extracciones de datos precisas, adaptar tus fórmulas a diferentes escenarios y mantener la integridad de tus búsquedas incluso ante cambios en tus hojas de datos.
Así que no dudes en explorar y dominar INDEX/MATCH, ¡te abrirá nuevas posibilidades en el manejo de tus datos!
Pierde el miedo a las fórmulas y aprende a usar este dúo dinámico para que mejores tus sistemas de datos al máximo. Si deseas explorar más a fondo las diversas funciones de Smartsheet o necesitas ayuda para dominarlas, no dudes en contactarnos a través de nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos.