Smartsheet es una herramienta extremadamente versátil y poderosa, equipada con una amplia gama de funciones tanto para automatización como para diseño. Sin embargo, debido a la diversidad de opciones disponibles, es común sentirse abrumado por la cantidad de herramientas y funcionalidades.
En ocasiones, al estar configurando tus diferentes herramientas, terminas encontrando situaciones muy complicadas de resolver; por esto, aquí te compartimos algunos consejos que te ayudarán a encontrar el camino más fácil hacia la solución que tu organización necesita.
1. Sé cauteloso con el uso de la función TODAY()
La función TODAY() te proporciona la fecha actual en la que se calcula, permitiéndote incluso añadir o restar días a dicha fecha dentro del valor del argumento.
Por ejemplo, al escribir =TODAY(-2) en una celda, obtendrás la fecha de hace dos días.
Aunque es una herramienta muy simple y útil, la función no se actualiza automáticamente cada día. Esto significa que, si no se actualizan los datos diariamente en la hoja, la fórmula dejará de funcionar correctamente.
Afortunadamente, la solución a este problema es fácil Se deberá crear un flujo de automatización que registre la fecha diariamente en una celda o columna (según se requiera). De esta manera, no es necesario acceder a la hoja todos los días, ya que el proceso automatizado se encargará del registro. Así, al realizar cálculos, simplemente se utilizará esta fecha registrada en lugar de depender de la función TODAY().
2. Nombra a todas tus referencias entre hojas
Uno de los problemas más comunes, particularmente cuando se busca editar hojas para hacer ajustes o mejoras, es el enfrentarse a una serie de referencias con nombres genéricos como “{Costo de Recursos Rango 1}” por todas partes,
Lo anterior dificultará severamente tu comprensión de lo que está sucediendo en cada caso. Cuantas más referencias haya y más tiempo haya pasado desde que creaste la hoja, menos probable será que recuerdes lo que estabas pensando en aquel momento, lo que resultará en perder mucho tiempo tratando de identificarlo.
Por esta razón, es muy recomendable siempre tener nombres que te indiquen el tipo de datos que estás obteniendo, así como algún identificador que distinga las fuentes de datos.
Por ejemplo, puedes usar las iniciales de la hoja fuente, seguido del nombre de la columna, algo como “{CR Presupuesto asignado}”. De esta manera, no solo podrás entender lo que estás calculando en cada campo, sino que también te facilitará la escritura de otras fórmulas que utilicen las mismas referencias.
3. Configura adecuadamente tus formularios en Smartsheet
Hacer formularios en Smartsheet es bastante sencillo, y lo mejor es que puedes interactuar con una gran cantidad de personas sin tener que comprometer la información de la hoja.
Sin embargo, es fácil olvidarse de todas las opciones que se pueden configurar para reforzar la seguridad e integridad de los datos y garantizar el correcto funcionamiento de la hoja asociada.
Por ejemplo, si necesitas garantizar que las personas que llenan tus formularios estén vinculadas a Smartsheet, puedes activar la opción para requerir el inicio de sesión en la plataforma. Asimismo, puedes activar el CAPTCHA, que identifica actividades sospechosas y previene que los usuarios (o peligrosos bots) generen entradas basura a través de ellos.
Por otro lado, es común que las hojas de Smartsheet detecten filas modificadas sin datos, lo que hace que las nuevas entradas de los formularios se inserten debajo de estas filas "basura". Para evitarlo, selecciona la opción de registrar nuevas entregas en la parte superior de la hoja, manteniendo las filas "basura" en la parte inferior sin estorbar. Recuerda ajustar tus flujos y fórmulas para tener en cuenta que los datos más recientes estarán siempre arriba
4. Elige COUNTIFS() y SUMIFS(), en lugar de sus equivalentes de un solo argumento
Al resumir o calcular datos, es común recurrir a funciones simples como SUMIF() y COUNTIF(). Sin embargo, esta simplicidad puede volverse molesta cuando surgen necesidades más complejas que requieren múltiples condiciones para contabilizar o sumar datos, algo que ocurre con más frecuencia de lo esperado.
Además, las funciones SUMIF() y SUMIFS() tienen argumentos organizados de manera diferente, lo que implica que una simple corrección ortográfica no es suficiente para adaptar la función. Dado que SUMIFS() y COUNTIFS() permiten el uso de uno o varios criterios a la vez, no hay razón para optar por las funciones simples.
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