A veces, por diferentes razones, pueden surgir muchas dudas en algún proceso interno de la empresa. La falta de claridad en un proceso generará muchos problemas para el trabajo en equipo y errores en las etapas que debemos seguir.
Por eso, en este artículo te compartiremos las claves para crear un flujo de trabajo. De esta manera, tu equipo conocerá los pasos a seguir y se reducirá la probabilidad de equivocaciones.
Para empezar, ¿qué es un flujo de trabajo?
Es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Es como seguir un camino con múltiples paradas o etapas que deben cumplirse, con un punto inicial y un punto final.
Para representar o visualizar estos flujos de trabajo vamos a usar una herramienta llamada diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se vinculan al mapeo de los procesos de negocio.
Existen diversas situaciones en donde podrás usarlos, por ejemplo:
Establecer cadenas de aprobación de proyectos según el presupuesto.
Lanzar un nuevo producto o servicio.
Crear un proceso de onboarding para la incorporación de nuevos empleados.
En fin, los casos en los que se pueden aplicar son prácticamente ilimitados. Son muy útiles para guiar a tu equipo en la dirección correcta, alineándose con las metas y objetivos de cada proceso.
Es importante recordar que los diagramas siempre irán después del mapeo de los procesos, pero mucho antes de la automatización de los mismos. Ya que estos contienen una descripción detallada paso a paso de todo el proceso, y su representación visual resulta invaluable cuando se implementa una automatización.
Pero, ¿cómo se construye un diagrama de flujo?
Para esto, se utiliza una serie de símbolos y formas que se seleccionan según el paso o la etapa definida en el mapeo de procesos. A continuación, vamos a conocer los principales:
Comenzamos con el óvalo, que indica el punto de inicio o finalización de nuestros procesos. Sirve como la figura inicial y final en los diagramas de flujo.
Luego, encontramos el rombo, que simboliza una decisión clave durante la elaboración del proceso. Recuerda que puede aparecer varias veces según las autorizaciones necesarias.
El siguiente elemento es el rectángulo que representa las acciones o pasos a seguir para completar el proceso.
Los círculos se usan para indicar saltos en las acciones, lo que significa que se pueden omitir ciertos pasos según la situación en el proceso.
Por último, las flechas funcionan como conectores que representan las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones.
Cuando combinamos todos estos elementos, podemos interpretar los diagramas y utilizarlos como guía para rastrear nuestro progreso hacia el resultado deseado y asegurarnos de seguir el camino correcto.
Debes de saber que existen diversos tipos de diagramas de flujo, cada uno diseñado para visualizar diferentes procesos y atender necesidades específicas:
- Diagrama de flujo de proceso: Este es el diseño estándar en donde los elementos se organizan en orden cronológico. Es recomendable utilizarlo cuando los equipos desean visualizar y comprender un nuevo proceso de manera inmediata.
- Diagrama de flujo de carriles: En este diagrama las unidades o áreas de la empresa están separadas, pero a la vez se interrelacionan. Es ideal para procesos complejos que involucran múltiples departamentos trabajando a la vez.
- Notación del modelado de proceso de negocio: Este enfoque utiliza un lenguaje unificado con símbolos estandarizados para representar el proceso. Se recomienda para procesos internos que no afectan a clientes u otras partes externas.
- Proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes: Este tipo de diagrama en carriles prioriza a quien crea y recibe datos, ya sea interna o externamente. Es ideal usarlo cuando se busca tener una visión clara de cómo se obtiene la información necesaria en el proceso.
Ahora que ya conoces los tipos que existen y para qué sirven, aquí tienes algunas recomendaciones para preparar tu propio diagrama de flujo:
1. Selecciona un proceso: Identifica el proceso que deseas visualizar. Puede ser aquel en el que surgen muchas dudas o donde se producen más errores, ya que al abordar este proceso, es posible notar mejoras en el equipo.
2. Reúnete con tus equipos: Abre un espacio para discutir los procesos diarios, identifica los pasos que necesitan decisiones y establece un orden. Aprovecha esta oportunidad para proponer y revisar soluciones y evitar ineficiencias en el proceso actual.
3. Selecciona el tipo de diagrama a utilizar: Esto será importante, ya que, una vez que tengas claro el proceso, puedes seleccionar el flujograma correcto para visualizar los pasos a seguir. Considera si hay alguna acción específica que inicia el proceso, pues esta será tu punto de partida.
4. Define a los participantes y sus acciones: El mapeo del proceso puede ser complicado, pero si ya sabes quiénes son los participantes y su relevancia en puntos de decisión, establece plazos para evitar retrasos y asegúrate de que los colaboradores tengan la información necesaria para tomar decisiones.
5. Diseña tu flujo de trabajo: Es momento de actuar y diseñar, con apoyo de las figuras, el flujo de trabajo que tu equipo y tú han decidido establecer para el proceso deseado. Una vez que esté listo, compártelo con todos los miembros del equipo.
Esperamos que este artículo te sea útil para visualizar tus procesos. Recuerda la importancia de mapear los procesos antes de considerar la automatización en una plataforma externa.
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