Frecuentemente el plan de un proyecto no cuenta con el detalle necesario para controlarlo y asegurar su éxito. Esto puede confundir al equipo del proyecto y provocar imprevistos de tiempo y costo.
¿Qué tenemos que hacer para detallar nuestro plan de trabajo?
1. Contar con un WBS.
Nuestro Work Breakdown Structure (WBS) debe ordenar el trabajo en el tiempo y desmenuzar el proyecto en sus componentes y entregables. De esta forma podemos construir un plan de trabajo para cada entregable con las actividades que deben ejecutarse para producirlos. Un WBS típico podría verse de la siguiente manera:
Proyecto
Fases
Etapas
Componentes
Entregables
Actividades
El software que seleccionemos para planear y controlar nuestros proyectos debe ser capaz de agrupar, organizar y filtrar las actividades con base en los criterios que necesitemos.
2. Evitar actividades demasiado largas
Es frecuente encontrar que las actividades de un plan de trabajo tienen duraciones demasiado largas. Esto provocará dos problemas graves: los avances reflejados en dichas actividades no serán significativos y será muy difícil contar con una ruta crítica realista.
Si las actividades van a terminar en más de 4 o 5 cortes, es probable que sean demasiado largas para medir si se están ejecutando adecuadamente. Lo deseable es ver un avance de por lo menos 25% en cada corte.
Si los cortes de avance son semanales, nuestras actividades no deben durar más de 20 días. Si los cortes son diarios, las actividades no deben durar más de 4 días.
3. Eliminar ambigüedad en la responsabilidad.
Si no se puede identificar claramente al responsable de una actividad, es necesario partir esa actividad en varias de ellas aunque se ejecuten de manera paralela.
4. No omitir actividades en el plan de trabajo.
Es importante identificar todas aquellas actividades que puedan afectar la ejecución del proyecto y plasmarlas en el plan de trabajo.
El ejemplo típico (aunque parezca increíble) es omitir las actividades de compra en el plan de trabajo:
Selección de proveedores
Pedidos
Fabricación
Traslados / Importación
Entrega
Si estas actividades no aparecen en la ruta crítica, la lógica de nuestro plan de trabajo está mal elaborada.
Otras actividades que con frecuencia se omiten de los planes de trabajo son las firmas y/o autorizaciones de algún documento relacionado con el proyecto.
Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie:
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