Sin lugar a dudas uno de los objetivos de cada proyecto es estimar, controlar y ejecutar todos los procesos y actividades de tal modo que se logre terminar el proyecto dentro del tiempo y presupuesto establecidos. Para monitorear el estado de las actividades, proporcionar una evaluación del avance y comunicar los costos generados durante la ejecución del proyecto se suelen elaborar diferentes tipos de informes.
El uso de estos reportes se vuelve fundamental ya que permite informar a todas las personas interesadas de los aspectos más importantes del proyecto y contribuye a la correcta toma de decisiones. Reconociendo estas necesidades, 10,000ft nos permite utilizar una funcionalidad llamada Analytics en la que se recopilan datos de presupuestos, costos, personas y tiempos. Con esta información podemos agrupar y filtrar datos en informes para ayudar a responder preguntas como:
¿Fue mi proyecto rentable?
¿Dónde y por qué superamos el presupuesto?
¿Cómo ejecutaremos este proyecto de manera diferente la próxima vez?
En este artículo te contaremos más sobre los reportes que se pueden realizar en 10,000ft para conocer la información en tiempo real y obtener rápidamente las respuestas requeridas.
Pestaña Analytics
La pestaña de Analytics es la página donde encontraremos la información necesaria sobre presupuestos y costos generados, los recursos humanos involucrados en los proyectos, el tiempo estimado y el trabajo real. En el centro de la página de Analytics se pueden visualizar gráficos preconfigurados que muestran el progreso de los proyectos activos de acuerdo al presupuesto establecido y la duración estimada, utilizando barras codificadas por colores. En la parte izquierda están ubicados los recursos que se encuentran disponibles esta semana y la próxima para darnos una vista rápida de quién se puede asignar al trabajo o quién no lo está utilizando a su total capacidad. Adicionalmente, la página de Analytics enlista los informes guardados a los que pueden acceder las personas con el nivel de permiso adecuado y así compartir la información clave dentro de la organización.
Tipos de reportes y sus componentes
En 10,000ft es posible elaborar diferentes tipos de reportes enfocados en los siguientes aspectos:
Progreso del proyecto, observando la comparación de los datos reales contra los planeados.
Gastos del proyecto relacionados o no con la mano de obra.
Resumen de cuánto tiempo o dinero se ha incurrido en un proyecto y cuánto es lo restante.
Utilización y tasas de uso de los recursos.
Además del tipo de reporte podemos especificar otros componentes y filtros tales como la temporalidad, que nos permite elegir entre períodos de tiempo preestablecidos o seleccionar un intervalo de fechas personalizado. Otro componente a elegir son las múltiples agrupaciones de información; por ejemplo agrupación por miembro del equipo, por proyecto o cliente. También es posible personalizar otros detalles: por defecto 10,000ft muestra todos los datos para todos los proyectos, mientras el usuario puede elegir incluir solo información de un proyecto o un miembro del equipo específico.
Todas estas opciones permiten a los reportes de 10,000ft ser muy específicos mostrando los datos necesarios para que obtengamos un mejor panorama actual, la vista a futuro o del pasado en la gestión de cada uno de los proyectos. Además, es posible guardar estos reportes en nuestro perfil personal o en la página Analytics para una observación futura, así evitando el trabajo repetitivo de generación de reportes.
Gracias a los reportes que podemos obtener fácilmente por medio de 10,000ft, podremos lograr mejor visibilidad de la información para la toma de decisiones estratégicas, pronosticar el trabajo, las necesidades de la empresa y operar de una manera mucho más eficiente y efectiva.
Para obtener más información sobre esta herramienta o programar una demo con el equipo de Systec visita nuestra página https://www.systec.com.mx/10000ft o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.