Con todos los cambios que se originan día a día en el mundo actual, la antigua forma de trabajar con procesos manuales ya no es suficiente. Lo mismo ocurre con la mayoría de las soluciones de gestión del trabajo que presentan el mismo enfoque antiguo. Para alcanzar los objetivos establecidos, se necesita una forma de trabajo que facilite la colaboración, que nos proporcione la información que requerimos para generar resultados, pero también que nos libere de la repetición manual para que podamos enfocarnos en las actividades más productivas y eficaces.
Creemos que Smartsheet es una solución óptima para la coordinación de este nuevo trabajo dinámico, independientemente del lugar donde laboras. Para confirmarlo vamos a revisar 5 problemas comunes y cómo Smartsheet ayuda a superarlos.
Problema 1: Estamos constantemente conectados, pero esto no incrementa la productividad
Solución: Colaborar en actividades de forma efectiva
No es necesario solamente estar conectados y pendientes a las llamadas y correos. Más bien necesitamos colaborar de una forma eficiente que permita trabajar en conjunto para realizar entregas rápidamente y con calidad. Por ejemplo, Smartsheet es accesible para todos, tanto dentro como fuera de la empresa. Además nos brinda varias funcionalidades para adaptar la herramienta al trabajo requerido, conversar y revisar documentos a través de la plataforma, y analizar información en tiempo real.
Problema 2: No contamos con la información necesaria para avanzar en nuestros procesos.
Solución: Tener una única fuente de la verdad, siempre actualizada y relevante
La consolidación de información en una plataforma que sirve como única fuente de verdad permite que incluso los equipos más dispersos se mantengan conectados entre sí en múltiples ubicaciones y tengan acceso a la información crítica más reciente.
Problema 3: Perdemos nuestro tiempo más productivo en tareas repetitivas de bajo valor
Solución: Automatizar los procesos manuales y repetitivos
El 86% de los trabajadores dicen que la automatización les ayudó a ser más eficientes y productivos. Además el 59% de los empleados notan un ahorro de aproximadamente 6 horas a la semana (fuente: reporte anual de Smartsheet, 2017) . Es ahí donde se vuelve crucial el uso de automatizaciones, fórmulas y otras funcionalidades de Smartsheet que ayudan a reducir los procesos manuales, evitando así los errores humanos más comunes en el trabajo y agilizando las operaciones laborales.
Problema 4: Tenemos que mostrar nuestro trabajo realizado en reportes estáticos o láminas de Powerpoint
Solución: Proporcionar visibilidad en tiempo real de avances
Los paneles e informes de Smartsheet nos ayudan a ahorrar tiempo pero también brindan visibilidad en tiempo real sin la necesidad de recalcular métricas o actualizar el estado del proyecto. De esta forma podemos dedicar menos tiempo a informar sobre el trabajo y más tiempo realmente haciendo el trabajo. Además, se puede recuperar hasta un día a la semana reduciendo el tiempo en juntas de seguimiento y revisión.
Problema 5: Nos faltan las herramientas o habilidades técnicas para lograr lo que necesitamos
Solución: Utilizar plataformas amigables que se adapten a medida de los requerimientos únicos
La tecnología no debe ser un obstáculo para sus logros. Por esta razón, es importante contar con una plataforma que cumpla con estándares de seguridad, pero que también ofrezca una interfaz de usuario intuitiva, paneles fáciles de diseñar e informes configurables. Adicionalmente es ideal que permite personalizar sus propios flujos de trabajo y soluciones sin la necesidad de soporte técnico. Por eso, más de 80,000 empresas utilizan y confían en Smartsheet con su trabajo.
Es así cómo Smartsheet se vuelve una solución que ofrece distintas ventajas y funcionalidades para resolver la mayoría de los problemas actuales en los procesos y proyectos, presentando importantes oportunidades para que las empresas sean más competitivas e innovadoras.
Si te queda alguna duda o quieres obtener más información acerca de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx.