Una de las responsabilidades más importantes cuando estamos en la ejecución de un proyecto es saber identificar de manera casi inmediata la diferencia entre un riesgo y un problema. En este artículo te ayudaremos a que explores ambos conceptos y conozcas cómo puedes manejar los retos a los que te enfrentas día con día en tus proyectos para que así puedas mejorar la gestión de cualquier incidente, evitando retrasos o aumentos de presupuesto.
Comencemos con los riesgos en los proyectos. Un riesgo es un evento o condición incierta que si se produce puede tener un efecto positivo o negativo en el proyecto. Será la medida en la que un proyecto es amenazado por un evento potencial o alguna circunstancia, ya sea interna o externa.
Hay riesgos derivados de la naturaleza del proyecto, pero también existen riesgos comunes de cualquier proyecto, por ejemplo: la falta de familiaridad de los usuarios con la tecnología a implementar o una simple resistencia al cambio. Existen también riesgos asociados a cualquier fase o actividad específica de los proyectos.
Recordemos que los riesgos los podemos medir de dos formas:
La posibilidad de que algo pueda suceder. Esta se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “improbable, posible o seguro”.
El impacto en el proyecto si el riesgo sucediera. Este impacto se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “insignificante, moderado, severo”.
Al contrario, un problema se define como un acontecimiento que ya ha sucedido, cuando un problema es identificado ya no puede ser mitigado, sino que tiene que ser resuelto. Un problema es un evento actual que requiere una acción inmediata para poder minimizar el efecto negativo en los objetivos del proyecto.
Hay diferentes problemas que se pueden presentar en los proyectos, aquí te presentamos de ejemplo tres tipos:
Problemas de decisión: Estos problemas se definen por aquellas acciones que necesitan una decisión de algún directivo o gerente en alguna posición de poder. Estas decisiones pueden generar retrasos en los proyectos o hasta una detención total o parcial del proyecto. Por lo tanto, es muy importante que resolvamos estos problemas oportunamente, ya que pueden llevarnos a una desviación de nuestro proyecto.
Problemas operativos: Estos problemas son aquellos que detendrán la operación del proyecto, ya sea por un error presentado, falta de material o falta de recursos para accionar las actividades del proyecto. De igual manera, estos problemas necesitan de una respuesta inmediata para que no atrasen las actividades de nuestro proyecto
Problemas de planeación: Estos problemas son aquellos que se presentan en la primera fase del proyecto, es decir, cuando estamos tratando de definir parámetros y métricas que nos interesan, analizamos el impacto que este proyecto tendrá en los trabajadores y juntamos toda la información necesaria para sustentar y construir nuestro proyecto. Si no definimos todos estos factores a tiempo en la operación de nuestro proyecto, es muy probable que en el futuro se conviertan en problemas.
Lo cierto es que al momento de realizar un proyecto no podemos ignorar ni la gestión de riesgos, ni la identificación de problemas en cualquier fase de nuestro proyecto; ambos tienen que tener una medida de acción, un plan de mitigación, o un plan de respuesta para solucionar cualquiera de los dos. Pero… entonces, ¿cuál es la diferencia entre los dos conceptos?
La principal diferencia es que los riesgos son un suceso que podría suceder y el problema es un suceso que ya ocurrió o que está sucediendo en este momento.
Además, se hacen estrategias diferentes para poder manejar estos dos conceptos dentro de los proyectos. Para los riesgos normalmente se hacen planes de contingencia y mitigación y solo en caso de que el riesgo se presente se ponen en acción. Estos planes de mitigación se piensan y se planean desde el momento en el que se identifica el riesgo. En el caso de los problemas, como son eventos que se van presentando en la operación diaria, no se tiene ninguna acción planeada, sino que más bien se le tiene que dar una solución casi inmediata para no retrasar nuestro proyecto.
El manejo de riesgos y el registro de problemas deben de ser procesos separados, ya que también los tiempos para trabajar estos procesos son diferentes, por ejemplo; el manejo de riesgos se presenta normalmente en la fase de planeación, en donde el PM y su equipo van a identificar los posibles riesgos a los cuales el proyecto se puede enfrentar y su posible mitigación. El registro de problemas es algo que puede pasar en cualquier momento, algunos problemas pueden ser: la falta de material, la falta de recursos, falta de alguna autorización para proseguir con el proyecto, etc. Recordemos que estas soluciones tienen que darse lo más rápido posible.
Al identificar las diferencias entre ambos conceptos vamos a poder enfocar la energía y el tiempo de nuestro equipo en lo que es realmente necesario, ahorraremos tiempo para poder proseguir con nuestro proyecto, se prevendrán los aumentos de costos y la variación en los presupuestos.
Haz un seguimiento regular de tu proyecto, valida los planes de mitigación y las soluciones que se están dando a los problemas y ten el control completo de los procesos que se están llevando a cabo bajo tu liderazgo en el proyecto.
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