Reconociendo las necesidades de los usuarios para lograr una mayor automatización de procesos y reducir tareas manuales y repetitivas, Smartsheet diseñó varias aplicaciones Premium enfocadas en complementar y obtener una mayor funcionalidad de la plataforma. En esta ocasión revisaremos una de las aplicaciones más solicitadas y poderosas llamada Smartsheet Data Uploader.
Data Uploader es una solución que permite a los usuarios que utilizan distintos sistemas en su trabajo (por ejemplo SAP, Excel, ControlM, etc), exportar información de una forma automática y simple para consolidarla en hojas de Smartsheet. Con esta aplicación evitas copiar y pegar datos manualmente cada vez que se actualiza información ya que Data Uploader se encarga de:
Actualizar las filas existentes o crear nuevas filas utilizando un archivo de entrada (.csv, Excel o Google Sheets).
Complementar o reemplazar la información basándose en el archivo más reciente.
Realizar las operaciones según la frecuencia seleccionada o cada vez que se sube la nueva versión del archivo.
¿Cómo funciona Data Uploader?
Data Uploader funciona por medio de flujos de trabajo (workflows) que establece el usuario de acuerdo a sus necesidades, generando una conexión entre un archivo externo y una hoja específica de Smartsheet. Este archivo tiene que ser preparado de antemano con la extracción de los datos del sistema de origen y tiene que ser subido a Google Drive, One Drive o como archivo adjunto a una hoja de Smartsheet.
La aplicación analiza el archivo con la periodicidad establecida por el usuario y realiza la acción correspondiente para asegurarnos que los datos necesarios siempre estén actualizados en el momento correcto y así poder trabajarlos en Smartsheet, generando informes y tableros.
La configuración de los flujos de operaciones de Data Uploader es muy sencilla y se realiza en 5 pasos:
Selección del archivo de origen y su ubicación. Adicionalmente podemos especificar algunas características del archivo, como en qué pestaña o ficha de Excel están los datos requeridos o si existe un renglón de encabezados, entre otros.
Elección de la hoja de Smartsheet y la acción a realizar. Dentro de esta ventana podemos seleccionar cómo se va a realizar la carga de la información, que puede ser: reemplazar los datos existentes en la hoja de Smartsheet con la información del archivo, actualizar solamente las celdas de la hoja en donde hubo cambios, generar filas nuevas, actualizar opciones en listas desplegables o eliminar las filas que ya no existen en el archivo.
Creación de filtros lógicos. Data Uploader nos ofrece la posibilidad de definir ciertos criterios para una carga de información óptima, y para que nuestros datos sean los más específicos posibles.
Mapeo de la información. En esta configuración se puede realizar la vinculación de las columnas de la hoja de cálculo original con las columnas de Smartsheet en donde se desea subir la información, independiente de la posición de columnas en la hoja o las diferencias en los encabezados.
Definición de la periodicidad y horario del flujo. Aquí Data Uploader nos permite establecer intervalos de tiempo en los que la información se va a estar actualizando de forma automática, pudiendo seleccionar en qué días de la semana se va a ejecutar el flujo, a partir de qué hora, con qué frecuencia y hasta que hora se detiene.
Como pueden ver, las ventajas que nos trae Data Uploader son múltiples, permitiendo procesar la información y calcular métricas y KPI’s directamente en la hoja de Smartsheet, siendo actualizada incluso en tiempo real con los datos extraídos de otros sistemas. El ahorro de tiempo en tareas manuales, que nos garantiza Data Uploader, es clave para poder lograr mayor eficacia y productividad en el trabajo que se está realizando. Al mismo tiempo, la posibilidad de llevar la información clave de los procesos a nuestros tableros y portales gráficos, es esencial para una mejor toma de decisiones estratégicas.
Para obtener más información de esta Aplicación Premium de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para programar una demostración.