Una de las principales razones para utilizar Smartsheet es poder reducir trabajo manual y lograr más en menos tiempo. Sin embargo, a veces quedamos atrapados en el trabajo diario y no nos tomamos el tiempo para descubrir cómo es que podemos ser más efectivos. En este artículo te mostramos diferentes atajos con los que puedes hacer tu trabajo más ágil. Lo mejor de todo es que no te tomará mucho tiempo acostumbrarte a usar estos trucos para que puedas moverte más fácil, ahorrar tiempo y hacer más todos los días.
1. Búsqueda y reemplazo de valores
Con esta función poco conocida puedes encontrar valores en tu hoja o buscar y reemplazar ciertos datos. Para encontrar algún texto, presiona Ctrl + F para Windows y Mac, escribe tus criterios en el cuadro “Buscar” y presiona “Siguiente”. En caso de querer sustituir un valor por otro, escribe una nueva cadena de texto en el cuadro “Reemplazar por” y haz clic en “Reemplazar todo”. Es una opción ideal para cambiar rápidamente unos valores de estados, reasignar trabajo a diferentes personas o encontrar alguna fila específica.
2. Referencia absoluta en fórmulas
Para todos los usuarios que trabajan constantemente con las fórmulas dentro de Smartsheet, se cuenta con un atajo para establecer las referencias absolutas en lugar de poner el signo $ manualmente. Lo único que tenemos que hacer es colocar el cursor dentro de la fórmula en el nombre de la columna y realizar los siguientes pasos:
Al presionar por primera vez el comando Ctrl + L se establece la referencia absoluta a la columna:
Al presionar por segunda ocasión Ctrl + L se establece la referencia absoluta al renglón:
Al presionar por tercera ocasión Ctrl + L se establece la referencia absoluta a la celda específica:
Recuerda que el uso de referencias absolutas es indispensable en algunos casos de uso y es también muy útil al momento de preparar tus hojas de métricas con cálculos de datos estadísticos y KPIs clave.
3. Selección múltiple de filas
Para seleccionar múltiples filas consecutivas, haz clic en el número de la fila en la parte superior, mantén presionada la tecla Shift y luego haz clic en el número de la fila de la parte inferior para resaltar todas los renglones que quedan en el medio, o bien, mantén presionada la tecla Shift y con la flecha hacia abajo o arriba del teclado resalta el rango de filas deseadas.
Para incluir múltiples filas no consecutivas, haz clic en el número del primer renglón, mantén presionada la tecla Ctrl en Windows, Shift + Command en Mac, luego haz clic en cada fila que deseas seleccionar.
De esta manera puedes copiar rápidamente las filas requeridas o seleccionarlas para generar documentos, enviar la información de los renglones por correo electrónico o solicitar actualización de los datos.
En caso de querer pegar las filas elegidas, una vez copiada la información, haz clic en un número de fila, luego utiliza Ctrl + V, Command + V, o bien, selecciona el menú de fila y da clic en “Pegar”. Los datos copiados se insertarán encima de la fila seleccionada. Ten cuidado de no hacer clic en una celda en lugar de en un número de fila, ya que se sobre-escribirán los datos existentes de la celda al momento de pegar la información.
A medida que continúes usando Smartsheet, desarrollarás más habilidades y podrás diseñar fácilmente soluciones que te permitan trabajar a tu manera y aumentar la agilidad de tu trabajo. Smartsheet al ser una herramienta flexible, versátil y fácil de usar, permite alcanzar un conocimiento amplio de sus funciones y manejo en poco tiempo para hacer más en menos tiempo.
Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para mejorar tus habilidades y prácticas en Smartsheet. Para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, del soporte y consultoría que podemos brindarte o si tienes alguna pregunta o comentario escríbenos a: info@systec.com.mx