En un mundo que cambia constantemente, la preparación de las empresas para innovar e implementar nuevas soluciones es primordial para su crecimiento.
Para que las empresas estén preparadas a recibir e implementar cambios digitales, necesitan de una transformación digital; es decir, un proceso de adaptación estructural y estratégico del modelo de negocio para la aplicación de innovaciones tecnológicas con el objetivo de optimizar procesos de una organización y solucionar problemas. Este proceso es implementado a través de la transformación de la cultura, estructura y procesos empresariales para una mayor productividad y colaboración en los equipos.
La colaboración en equipo es cada vez más importante. Principalmente, después de la pandemia, los equipos tuvieron que adecuarse a trabajar remotamente y encontrar maneras de mantener la buena ejecución de las actividades.
Distintos estudios declaran que empresas más desarrolladas digitalmente se vuelven más eficientes y ofrecen una mejor experiencia para sus clientes.
Entre las soluciones más utilizadas para mejorar la productividad en el trabajo y la colaboración se destacan las herramientas de colaboración en línea. Estas utilizan acceso en la nube para facilitar la comunicación, organización del trabajo y ejecución de tareas. Igualmente, pueden ser usadas para gestionar equipos remotos o en sitios de trabajo.
Existen herramientas de diferentes categorías, como por ejemplo:
- Comunicación en equipo: Los colaboradores son organizados en grupos, logrando una comunicación instantánea por mensajes de texto, independientemente de dónde estén. Se envían los documentos y enlaces necesarios para el trabajo con un acceso rápido. Además, ayuda a reducir el número de reuniones y correos electrónicos.
- Gestión de proyectos: Herramientas para equipos de todos los tamaños que facilitan la planeación, organización y visualización de todas las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto. Estas plataformas generalmente facilitan la comunicación entre el equipo e incluyen el almacenamiento de archivos.
- Videoconferencias: Permite que los colaboradores internos y externos se conecten por videollamada o por teléfono para que puedan comunicarse en tiempo real, compartir sus pantallas y hablar por chat de manera eficiente.
- Revisión de documentos: Se brinda acceso y permisos a los usuarios para que puedan visualizar, editar o hacer sugerencias para mejorar el contenido de los archivos. Es posible crear nuevos documentos y colaborar en los documentos existentes, de forma ágil y sencilla.
- Almacenamiento: Posibilita almacenar archivos en un solo sitio, en donde pueden acceder todos los colaboradores desde cualquier dispositivo y utilizarlos de manera compartida. Los archivos pueden ser almacenados en carpetas para una mejor organización.
- Gestión del trabajo: Permite que los colaboradores organicen todo su flujo de trabajo, incluyendo las tareas relacionadas con proyectos, carga de trabajo, gestión de documentos y sus versiones. Asimismo, que intercambien mensajes y reciban recordatorios de actividades pendientes, e inclusive automaticen sus tareas. Estas plataformas brindan la posibilidad de integrar otras herramientas empleadas en el trabajo para que todas las actividades se centren en un solo sitio.
Estas son solo algunas de las categorías de herramientas de colaboración en línea comúnmente utilizadas por las empresas.
Elegir aquellas que sean adecuadas para tu empresa es fundamental para optimizar el tiempo de los colaboradores y aumentar su productividad. Para esto hay que ser extremadamente cuidadosos al momento de considerar las opciones que brindarán los mejores resultados.
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