Gestión de proyectos es uno de los casos de usos más populares de Smartsheet, donde la nueva plataforma de 10,000ft puede complementar a la perfección a Smartsheet con su administración eficiente de los recursos humanos. Por ejemplo, a través de 10,000ft los líderes de proyectos pueden conformar equipos exitosos para realizar el trabajo necesario, obtener una visualización clara de la utilización de recursos y proporcionar a los miembros una hoja de tiempo fácil de llenar. Y Smartsheet seguría siendo la plataforma donde todos estos equipos planificarían sus proyectos y trabajo, aprovechando todas sus funcionalidades de automatización y colaboración.
Anteriormente, el uso de estas plataformas era independiente, pero para facilitar el trabajo y agilizar aún más la administración de proyectos y portafolio, el equipo de Smartsheet desarrolló un panel de integración entre los dos sistemas ¡que ya está disponible!. Vamos a ver cómo funciona el panel en este artículo:
Todos los usuarios con una licencia de Smartsheet y de 10,000ft pueden usar el panel de integración cuyo acceso se ubica en el panel lateral de las hojas de Smartsheet.
En primer lugar, con esta integración podemos generar automáticamente un proyecto en 10,000ft sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet o conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales.
Como siguiente paso podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos asignar un “placeholder” de 10,000ft que aparecerá automáticamente en nuestra columna de “Asignado a”. Les recordamos que los placeholders son asignaciones temporales que están relacionadas al rol y disciplina específicos y que podemos utilizar para una mejor planeación de utilización de recursos.
Durante este proceso, la integración con 10,000ft nos va a traer automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva.
Una vez confirmadas las asignaciones, está información inmediatamente se transfiere al proyecto de 10,000ft y sus vistas de recursos. A partir de este momento, cualquier cambio realizado en las fechas o duraciones de las actividades, en el porcentaje de la asignación o, incluso, en en reemplazo de recursos, enseguida se reflejará tanto en el panel como en la plataforma de 10,000ft.
Con el objetivo de proporcionar una rápida navegación, desde el panel de integración tenemos acceso al proyecto y a las páginas personales de los recursos, que nos permiten revisar cualquier detalle.
De esta forma, con la ayuda de la integración podemos mantener los datos sincronizados sin ningún esfuerzo adicional y ganar una vista, que nos permite comparar nuestros planes para observar el impacto de cambiar los cronogramas o asignar distintos recursos, lo cual es clave para lograr una mejora en la coordinación del trabajo.
¿Quieres obtener más información sobre 10,000ft o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.