Dentro de toda organización existe una gran variedad de procesos que soportan tanto la operación interna como las actividades externas relacionadas con clientes, proveedores, socios y otros colaboradores. Dependiendo de la etapa o el paso específico del proceso de negocio se puede requerir el compartir datos o información a personas específicas para por ejemplo retroalimentar los avances de un proyecto, informar cambios y realizar tareas asignadas. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que todos trabajen con una sola fuente de la verdad y sin accesar información que no les corresponde? La respuesta es Dynamic View de Smartsheet.
Dynamic View es una aplicación premium de Smartsheet que permite a todos los involucrados en un proceso visualizar parcialmente y/o modificar bajo ciertas reglas la información de una hoja o reporte sin tener acceso a la información fuente. Con ayuda de Dynamic View el administrador de un proceso de trabajo puede generar varias vistas de información para cada colaborador o grupo de trabajo, brindando así el acceso a filas y columnas específicas de su hoja. Además, es posible definir reglas para la edición de datos, habilitando o desactivando de forma automática la posibilidad de capturar o modificar los valores de las celdas requeridas. Por último, también es posible agregar mayor interacción al proporcionar a los colaboradores formularios integrados para capturar nuevas entradas de información.
En resumen, con Dynamic View será posible promover:
La colaboración condicional y acceso selectivo. Asegurando de que la colaboración funcione correctamente y con las personas adecuadas al nivel de discreción que necesitamos.
La confidencialidad de la información: Generando vistas para diferentes grupos de usuarios y colaboradores, sólo reflejando los datos que pertenecen al proceso sin acceder a la hoja completa, evitando la pérdida o fuga de información importante.
Claridad de los procesos complejos: Simplificando la visión del trabajo de cada persona involucrada al proporcionar visibilidad de los estados de ejecución del proceso.
Esta aplicación premium de Smartsheet es una solución óptima para una gran variedad de procesos aplicados en distintos casos de uso de cualquier área de la organización. Veamos algunos ejemplos donde puede ser utilizado Dynamic View de Smartsheet:
1. Evaluaciones del personal
Administrar las evaluaciones de los empleados puede llegar a ser un tema sensible y confidencial, donde es importante proteger la privacidad de cada persona. Con Dynamic View los evaluados solo podrán observar comentarios e información destinada para ellos, mientras los administradores y evaluadores podrán examinar los datos detallados como puntajes obtenidos, observaciones y retroalimentaciones.
2. Gestión de pedidos
Este es un caso de uso de un proceso complejo ya que es necesaria la intervención de múltiples equipos internos y externos, los cuales necesitan una vista personalizada del proceso. En Dynamic View cada colaborador podrá revisar el detalle de la tarea asignada y actualizar su avance, enfocándose en el trabajo pendiente. Una vez finalizada la actividad, se bloquea la edición de la fila para evitar cambios posteriores a la información capturada.
3. Registro y evaluación de nuevos proyectos
Uno de los casos de uso típicos es el registro y evaluación de nuevos proyectos, ya que se pueden generar vistas tanto para solicitantes como para aprobadores y ejecutivos de la oficina de proyectos. Dynamic View es ideal para este proceso pues tiene la capacidad de proporcionar al solicitante un espacio para observar el estado de sus iniciativas y la opción de agregar nuevas propuestas a través de los formularios integrados. Por otro lado, el administrador podrá observar a mayor detalle cada iniciativa para realizar una evaluación, priorización e, incluso, aprobación del futuro proyecto.
Definitivamente Dynamic View es capaz de adaptarse a muchos escenarios para hacer más eficientes y confidenciales los procesos de colaboración sin necesidad de cambiar de plataforma. ¿Quieres conocer más de Dynamic View, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? Escríbenos a info@systec.com.mx y te proporcionamos mayor detalle para resolver cualquier inquietud.
